Где взять трудовую книжку? Кто должен оплачивать трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую биографию гражданина. При каких обстоятельствах появляется этот документ и какие изменения ждут граждан на этом поприще в ближайшие годы? Об этом подробно излагается в данном материале.
О документе
Документ имеет свою длинную историю, берущую начало с первых десятилетий прошлого века. В те времена вопрос о том, где взять трудовую книжку, был гораздо актуальнее, чем сейчас. За неимением паспортов идентификация человека, а также выдача продуктовых паек осуществлялись на основе этого документа.
Но со временем трудовая книжка не потеряла свою актуальность. Ныне она служит документом, содержащим достоверные сведения об образовании, квалификации, карьере и об уровне успешности гражданина.
До недавнего времени вопрос о том, где взять трудовую книжку, был актуален для тех, кто оформляет пенсию. Но с тех пор как ПФР ввел собственный реестр, в котором также есть информация о стаже, роль документа немного снизилась.
Где понадобится?
Тем не менее есть немало случаев, где документ или его заверенная копия обязательны к предъявлению. Например:
- При приеме на новую работу.
- Для подтверждения квалификации.
- При взыскании алиментов через суд.
- В других судебных разбирательствах, касающихся рабочей деятельности человека.
- При подаче заявок на загранпаспорт также необходимо приложить копию.
- При получении кредита в банке или МКК.
А вот при оплате больничного срока вопрос о том, где взять трудовую книжку, уже неактуален. Это связано с новыми правилами, согласно которым оплата не привязана к трудовому стажу.
Первичная выдача
Порядок заведения трудовых книжек подробно приведен в Постановлении № 255 от 16 апреля 2003 года. Кадровикам следует знать, что трудовые книжки с момента введения в оборот менялись дважды. Ныне актуальны образцы, выпущенные в 2003 году. Но иногда можно встретить и образцы за 1973 и 1938 годы. Юридическая сила для всех типов документов одинакова.
Если гражданин трудоустраивается впервые, то он не должен думать о том, где взять трудовую книжку. В течение 5 дней с момента его принятия на работу HR-специалист компании (в отсутствие такового - бухгалтер или сам руководитель) должен позаботиться об открытии документа. Если говорить о самом документе, то чистую трудовую книжку можно купить в любом канцелярском магазине.
Согласно законодательству, покупка, оформление и заполнение целиком лежит на работодателе! Требовать за это деньги незаконно! Вопрос о том, где купить трудовую книжку, не касается сотрудника. Трудовые книжки всех сотрудников должны храниться в сейфе и учитываться в специальном журнале.
Для опытных работников
С того момента, как книжка заведена, все важные моменты трудовой деятельности будут находить отражение в ней. При увольнении записывается причина и номер документа, на основе которого сотрудник уволен. В течение последнего рабочего дня сотрудника должны выдать трудовую книжку на руки и под роспись. Так гласит статья 84.1 ТК РФ. В тот же день должны выдаваться на руки и другие сопутствующие документы, а также производится расчет.
Выдача осуществляется под роспись. Если сотрудник не расписался, то доказательство того, что он забрал документ, лежит на работодателе.
Если под тем или иным предлогом работодатель не выдает трудовую книжку с предыдущего места работы, то сотрудник имеет право обращаться в суд и потребовать возмещение морального вреда. Моральный вред наносится в результате невозможности трудоустроиться без данного документа.
Восстановление
Бывает, что документы теряются или становятся "жертвами" других обстоятельств, после которых они уже негодны для использования. То есть перед работником снова встает вопрос о том, где можно получить трудовую книжку или как восстановить старую. В таких случаях оформляется дубликат.
Для восстановления записей гражданин должен в течение 15 дней подать заявление в отдел кадров, а также в отделы кадров в предыдущих местах работы. Обычно работодатели делают копии трудовых книжек всех работников, прилагают их к личному делу и передают в корпоративный или районный архив. Восстановление производится на основе именно этих сведений.
Если копия по тем или иным причинам не сделана, то бывшие работодатели должны выдать простую справку о том, что данный гражданин проработал в течение конкретного промежутка времени. Если нет и такой возможности, то запись не делается.
Крайний вариант, когда очень важно подтвердить стаж работы, – обращение в суд. В отсутствие документов и официальных сведений судья будет опираться на свидетельские показания, то есть гражданину придется отыскать сослуживцев, с которыми ранее он работал вместе.
Если страницы в документе закончились, то нет необходимости задаваться вопросом о том, где купить трудовую книжку. В этом случае отдел кадров вшивает новые страницы и продолжает делать записи на них.
Электронные трудовые книжки
В последние годы активно обсуждается вопрос о переходе на электронные версии трудовых книжек. В связи с чем Министерство труда провело эксперимент, в котором участвовали крупнейшие компании. Итоги эксперимента показали все недостатки и преимущества использования электронных трудовых книжек.
Если говорить коротко, то специалисты по HR отмечают высокую стоимость внедрения системы. В среднем на оформление одной книжки уходит около 500 рублей. Но если взять эти расходы в рамках количества работников среднего бизнеса, то выходит солидная сумма. Некоторые специалисты предлагают государству поделить расходы на этапе внедрения системы. В любом случае вопрос о том, кто должен оплачивать трудовую книжку, которую нужно оцифровать, остается пока открытым.
Другой предположительный аспект – увеличение судебных разбирательств, связанных с техническими неполадками, в результате которых некоторые сведения могут быть сохранены некорректно или вовсе удалены.
Этапы внедрения
Новая система начинает полноценно работать лишь с 2027 года. К тому времени планируется полностью внедрить электронную систему учета кадров на предприятиях и в муниципальных учреждениях.
Внедрение начинается с 2020 года. С 2020-го по 2021 год электронная система будет актуальна в основном для крупных корпораций. Бумажные трудовые книжки будут использоваться как обычно. Только в конце 2021 года некоторые крупные компании начинают выводить их из оборота, но в масштабах страны документ не теряет юридическую силу.
Электронные трудовые книжки начинают оформляться на предприятии только на основе заявления самого работника.
В чем разница?
Электронная версия документа будет содержать данные о найме, об увольнении, о достижениях, повышении квалификации, о повышении и понижении в должности. Ответственность за корректный ввод данных и обоснование в рамках Трудового кодекса по-прежнему остается в компетенции HR-отделов, так же как и заполнение трудовой книжки первый раз.
Электронный формат будет удобен для дистанционных работников, у которых нет возможности выезжать к работодателю за оформлением документов. Работодатель может самостоятельно посмотреть данные и вводить новую информацию.
Также система удобна для совместителей. Сейчас при устройстве на параллельную работу сотрудник обязан попросить трудовую книжку из основного места работы на время, показать новому работодателю и обратно принести. При цифровом формате этот вопрос будет решен в несколько раз быстрее.
И наконец, реализация основной функции трудовой книжки – оформление пенсии. В настоящее время немало граждан испытывают трудности с подтверждением стажа. Отсутствие документов связано с тем, что предприятия, на которых они работали, давно закрылись. В связи с этим восстановить данные удается не всегда. Когда новая система будет полностью внедрена, граждане могут быть спокойны за свои трудовые книжки.