Оформление трудовой книжки: правила, инструкции, пример. Вкладыш в трудовую книжку

Люди в свое время начинают работать. Кто-то еще во время школьных каникул, кто-то после получения специальности в учебном заведении, кто-то после срочной службы в Вооруженных силах. Но у каждого гражданина наступает этот период. Очень важно правильно документально зафиксировать свою трудовой деятельность, чтобы впоследствии избежать многих проблем.

Кто оформляет трудовую книжку

Ответственным за оформление новых трудовых книжек является работодатель. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации. И не имеет значения — работодатель является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. В любом случае наемному работнику работодатель обязан оформить трудовую книжку. Срок оформления - 5 рабочих дней с того момента, как сотрудник приступил к работе.

Если у работника это первое место работы, то нужно открыть новый формуляр, в других случаях - продолжить записи о трудовой карьере в предоставленном работником документе. Сейчас пользуются бланками, утвержденными в 2004 году. Но трудовые книжки, оформленные на бланках до 2004 года, тоже действительны. Работники кадровых служб обязаны владеть навыками кадрового делопроизводства и необходимой квалификацией, так как в дальнейшем эти записи станут основанием для подтверждения трудового и страхового стажа и подтверждением занимаемых должностей при будущем трудоустройстве. Процедуру оформления осуществляет кадровик, официально утвержденный ответственным за это приказом.

Нормативная база документоведения

Существуют нормативные акты, которые регулируют кадровое документоведение.

Знания в этой области нужны не только кадровикам и юристам. Хорошо бы каждому трудящемуся члену общества владеть основами трудового права. В части документоведения руководствуются документами:

Трудовым кодексом Российской Федерации.

Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69.
Правилами заполнения, установленных документом «О трудовых книжках», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225.

К сожалению, встречаются некоторые нестыковки в разных нормативных актах. В таком случае необходимо руководствоваться Трудовым кодексом, который имеет среди них большую юридическую силу.

Трудоустройство работника

Каждый человек, который имеет работу, должен иметь трудовую книжку. В Трудовом кодексе РФ указан срок, обязывающий работодателя отразить факт трудоустройства. Если сотрудник отработал один, два, три или четыре дня, а потом решил уволиться, то вносить факт работы необязательно. Но для проработавших пять и более дней обязаны завести новую трудовую книжку ( если у него ее нет) или внести запись о трудоустройстве в существующую. То есть трудовая книжка, срок оформления которой пять рабочих дней, должна быть у каждого.

Исключение из этого правила установлено только для внешних совместителей, так как их трудовые книжки хранятся по основному месту работы. По желанию работника и при предоставлении подтверждающей справки с места работы специалист кадровой службы по основному месту работы обязан отразить факт трудоустройства внешним совместителем.

Иногда соискатели идут на хитрость и говорят кадровику, что они утеряли трудовую книжку, хотя на самом деле она находится у другого работодателя. Причина обмана - желание получить работу с полным режимом рабочего времени. Сейчас проблематично проверить количество этих документов у работника, но в с введением электронной трудовой книжки и общей базы сведений это станет возможным. Если у работника отсутствует документ о трудовом стаже в связи с тем, что он трудоустроился впервые или утерял свою трудовую книжку, тогда работодатель обязан выписать ему новый формуляр. Для этого все работодатели заблаговременно и в нужном объеме закупают необходимые бланки.

При оформлении новых формуляров работники возмещают предприятию себестоимость бланка. Если работник уже имеет трудовую книжку, то кадровик в нее вносит необходимые записи. Это правило применяется для всех работников, в том числе временных, сезонных и находящихся на испытательном сроке. По желанию сотрудника в трудовую книжку может вносится запись о работе на условиях внутреннего совместительства с указанием характера и условия приема.

Что нужно помнить при заполнении чистого бланка документа

Не допускаются любые сокращения, например, "пр.№ 18-л" вместо "приказ № 18-л"; "маляр 5 р." вместо "маляр 5 разряда" и т.д.
Не допускаются замазки, подтирки, зачеркивания, заштриховки.
Сведения записывают разборчивым почерком, чтобы возможно было прочитать информацию.
Даты записываются в двухзначном формате (дни и месяцы), годы – в четырехзначном.
Титульная страница содержит персональную информацию о владельце, потому должна соответствовать предоставленным работником документам.
Согласно порядку документоведения, трудовая книжка без печати организации на титульной странице – недействительна, если трудовая книжка выдана позже 01.01.2004. Печать ставит работодатель с первого места работы, оформивший трудовую книжку.

Документ, подтверждающий трудовой стаж

Три раздела трудовой книжки содержат данные о владельце, о трудовой занятости, о поощрениях и награждениях.

Титульная страница - это раздел, который включает персональные сведения: ФИО, дата рождения, образование владельца.

Первый раздел заполняется после внимательного изучения документов кандидата. Сведения дублируются в точности, как указано в паспорте. Статистика утверждает: вследствие небрежного и невнимательного заполнения кадровиком первого раздела владельцам трудовой книжки приходилось подтверждать факт принадлежности документа. Ошибаться категорически запрещается.

Данные переносятся из паспорта, диплома, в некоторых случаях из военного билета - документов для оформления трудовой книжки. Выписывая этот формуляр студенту, продолжающему свое обучение, кадровик может задуматься, как вписать уровень образования. Есть специалисты, которые не вносят эти сведения до получения документа о законченном образовании. Но правильней будет внести запись о фактическом уровне образования.

На первом листе должны стоять две подписи: работника, подтверждающего верность внесенных личных данных, и кадровика, заполнившего бланк документа.

Как вносится запись

Изданный генеральным директором приказ дает право специалисту кадровой службы внести сведения в трудовую книжку. Вносимая запись обязательно должна быть точно сформулирована.

Во второй раздел попадают сведения о работодателе и работе. Название организации нужно писать, как в Уставе. Если кроме полного есть и краткое наименование, то записывать нужно оба. Запись делают по центру, отступив от предыдущей.

Разрешается использовать штамп с нужной информацией для сокращения времени на оформление:

Графа № 1 – порядковый номер записи. Все записи нумеруются, кроме наименования организации.
Графа № 2 – дата, когда сотрудник приступил к работе при приеме на работу, дата перевода при оформлении перевода и дата увольнения при прекращении трудовых отношений. Даты вносятся арабскими цифрами, с соблюдением хронологии.
Графа № 3 - исчерпывающая информация о кадровых перемещениях и повышении квалификации.
Графа № 4 - указывается локальный акт, который стал основанием для кадрового перемещения, дата утверждения и номер.

Особые записи

Выдача и заполнение формуляра для некоторых категорий сотрудников имеют свои особенности. Чтобы избежать проблем вплоть до судебных разбирательств, нужно отражать сведения аккуратно и в соответствии с правилами оформления трудовой книжки.

Например, как без ошибок оформить новую книжку принятому соискателю, отслужившего срочную военную службу? Трудовой и пенсионный стаж включают в себя срок службы в армии. Согласно утвержденным законом положениям правил, срок службы в армии указывается первым работодателем после демобилизации. Поэтому в присутствии работника необходимо сначала внести запись о сроке прохождения службы в армии, а затем отразить факт трудоустройства.

Иногда работодателями допускается грубое нарушение при зачислении в штат сотрудника с испытательным сроком, а именно: до окончания испытательного срока не оформляют трудовую книжку. Это чревато штрафными санкциями. Как и остальным категориям работников, работодатель обязан выписать трудовую книжку в течение 5 дней. Трудовое законодательство не делает различий в плане оформления документа, отражающего трудовой путь гражданина, к какой бы категории работников он не относился.

Соблюдение правил учета

Оформление книги учета трудовых книжек для работодателей обязательно. Учет обеспечивает контроль за движением и хранением документов. Перед использованием книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опломбировать пломбиратором. При увольнении работник расписывается в получении трудовой книжки, и с кадровика снимается ответственность за ее выдачу в день увольнения.

Все трудовые книжки хранятся работодателем в сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем их сохранность. Неполученные трудовые книжки хранятся работодателем 75 или 50 лет в зависимости от даты завершения (до или позже 01.01.2004). Важно помнить, что трудовые книжки могут заполняться любой авторучкой: гелевой, перьевой или шариковой, но паста должна быть темного цвета; язык заполнения - русский; данные - соответствовать приказам.

Важно помнить, что в случае досрочного обращения для назначения пенсии за особые условия труда Пенсионный фонд предъявляет жесткие требования к наименованию должности, которая должна полностью соответствовать квалификационному справочнику.

Пример оформления трудовой книжки работнику с особыми условиями труда: «Принят на должность газоэлектросварщика». Эта неверная запись может повлечь проблемы при оформлении пенсии. Правильный текст согласно Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих" (ЕКТС) и его разделу "Сварочные работы": «Принят на должность электрогазосварщика».

Важно помнить, что трудовые книжки, оформленные в СССР, действительны в России, а оформленные в другой стране не используются в Российской Федерации. Работникам с трудовыми книжками иностранных государств оформляют новую трудовую книжку без переноса данных о предыдущем стаже.

Заверять записи в трудовой книжке имеют право: руководитель организации, работник отдела кадров или другое должностное лицо, назначенное ответственным за оформление и ведение трудовых книжек. Некоторые записи заверяются печатью организации. Печать ставится в трех случаях:

На титульном листе.
При внесении изменений и дополнений о владельце трудовой книжки, которые записываются на обложку с внутренней стороны.
При увольнении.

Печать должна частично попадать на текст, но не мешать его читать.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку и дубликат трудовой книжки

Если все строки второго раздела заполнены, нельзя продолжать вносить записи в разделе награждений, как это иногда делают кадровики. Тогда работнику оформляют вкладыш в трудовую книжку. Процедура бесплатная, но работник возмещает организации стоимость бланка. На первой титульной странице книжки делается отметка о выдаче вкладыша. Нумерация записей книжки и вкладышей - сквозная.

Дубликат выдается в случае, если это место работы было последним для работника. Причинами, указываемыми в заявлении бывшего работника, могут быть утеря или порча. На выдачу дубликата отводится 14 дней после получения письменного запроса. Если работник предоставит справки от предыдущих работодателей или из архивов, то вносится вся подтвержденная информация. При отсутствии данных, согласно правилам оформления трудовой книжки, указывается совокупный стаж до трудоустройства.

Внесение исправлений

Во избежание возникновения неприятностей у работника при оформлении пенсии или дальнейшем трудоустройстве записи в трудовую книжку нужно вносить грамотно. Если все же произошла ошибка, то следует внести исправиления в запись. Верно исправленная запись имеет юридическую силу. Но если работник возражает против исправлений, необходимо выписать новый бланк. Это касается вновь принятых сотрудников. Процедура и очередность исправления такая: новый порядковый номер, дата исправления, отмена ошибочной записи, указать номер записи, и затем - внесение правильных сведений.

Если работник уже работает в новой организации, исправить неверную запись в трудовой книжке по предыдущей работе невозможно. Новый работодатель, получив справку от работника, после собственного текста вносит исправительную запись.

При заполнении документа, удостоверяющего трудовую деятельность, следует соблюдать порядок оформления трудовой книжки и помнить, что для всех граждан это документ особой важности, который обеспечивает необходимые условия для трудоустройства в желаемой должности, получения социального и пенсионного пособий.