Выплата отпускных: сроки выплат, порядок начисления, основные правила
Отпускные - это вид материальной выплаты, которую работодатель обязан предоставить работнику за весь период его пребывания в законном отпуске. Рассмотрим далее все особенности начисления данного вида заработка, а также некоторые нюансы, предусмотренные законодательством в отношении этой процедуры.
Общее понятие
В настоящее время государственные органы стараются всеми возможными методами осуществлять поддержку тех граждан, которые проводят свою трудовую деятельность официально. В особенности это проявляется в том, что данная группа трудоустроенных лиц имеет массу преимуществ перед теми, кто исполняет свои обязанности в свободно порядке. В первую очередь, такие преимущества выражаются в наличии социального пакета и определенного набора льгот, в число которых входит и выплата отпускных.
Получение данного вида компенсации является правом любого официально трудоустроенного работника, а также его своеобразной социальной гарантией. Что касается работодателя, то их уплата - это его обязанность.
Как правильно выплачивать отпускные? Бухгалтеры на предприятиях очень часто отмечают то, что данный процесс является очень сложным, так как имеет массу тонкостей. Рассмотрим далее основные его особенности, а также разъяснения положений, представленных в законодательстве относительно данного вопроса.
Законодательное регулирование
В современном российском законодательстве прямо закреплено понятие отпускных выплат, а также определены их основные особенности. В частности, основной закон государства (Конституция РФ) закрепляет в своих статьях то, что любой человек имеет право на социальные гарантии. Одной из них является рассматриваемая выплата.
Более конкретно вопросы, связанные с данным понятием, а также с тем, как выдаются отпускные, рассматриваются в законе "Об отпусках", а также в Трудовом кодексе, в ст. 114 которого говорится о том, что любой работник имеет определенные трудовые гарантии, представленные в виде сохранения его постоянной заработной платы и рабочего места на весь период пребывания лица в законном отпуске.
В законодательстве сказано и то, что все то время, которое лицо пребывает в отпуске, должно быть оплачено в сумме, составляющей размер его заработной платы, определенной за 28 календарных дней.
Когда работник может воспользоваться возможностью ухода в отпуск
Следует отметить, что законодатель устанавливает определенные ограничения относительно ухода работника в законный отпуск. В первую очередь, им предусмотрено то, что работник имеет право на законный месячный отдых только спустя календарный год с момента начала своей официальной трудовой деятельности на конкретном предприятии или в учреждении. Более того, за весь этот период суммарное количество дней, проведенных в бесплатном отпуске, не должно превышать 2 недели (14 дней).
Рассмотрим далее особенности расчета отпускных выплат, которые предусматриваются действующим российским законодательством.
Какие выплаты участвуют при расчете отпускных
Законодателем отмечено то, что далеко не все суммы, получаемые работником в процессе ведения им трудовой деятельности, берутся в расчет при начислении отпускных. В положениях актов нормативного характера предоставляется полный перечень тех выплат, которые оказывают прямое воздействие на сумму рассматриваемого типа выплат.
К ним, прежде всего, относится заработная плата работника, которую он получал в течение учитываемого периода. Однако следует отметить то, что в расчет могут быть приняты только те выплаты по заработной плате, которые производились непосредственно работодателем, за деятельность работника в рамках его полномочий, определенных соглашением о приеме на работу.
Сюда же относятся все выплаты, положенные за выполнение сверхурочных работ, а также те премиальные, которые были получены работником в течение всего расчетного года, за который производится начисление отпускных. В числе премий могут быть учтены все те начисления, которые были сделаны как за год, так и за месяц, квартал или за любой другой период.
Следует отметить, что при расчете обязательно должны быть включены те бонусы, которые причитались работнику по итогам уже прошедшего года, если они были уплачены за тот период, который предшествует рассматриваемому, причем, даже в том случае, если дата их начисления никоим образом не совпадает с той, за который производится расчет.
При определении суммы отпускных для отдельных групп работников в обязательном порядке должны быть учтены определенные выплаты, которые включаются в заработную плату. Ярким примером таковых являются: надбавки, получаемые преподавателями за работу в течение дополнительного времени, различные бонусы, которые полагаются за выслугу лет или за особенное мастерство, а также гонорары, которые за выполнение своей деятельности получают журналисты и корреспонденты.
В счет тех денежных элементов, которые берутся во внимание при расчете суммы, положенной для выплаты отпуска, обязательно должны включаться доплаты, сделанные за ведение трудовой деятельности во вредных условиях труда, а также те надбавки, которые предусматриваются для работников определенных регионов страны.
Что не берется в расчет
Как правильно выплатить отпускные? Законодатель также определяет перечень тех сумм, которые работник получал в течение всего расчетного периода, но, несмотря на это, они не могут быть учтены в процессе начисления отпускных. К числу таковых относятся все те суммы, которые были получены им в качестве материальной помощи, а также выплаты по больничным листам, выданным по причине временной утраты трудоспособного состояния. Суммы пособий, выплаченных по случаю родов и беременности также в расчет не берутся.
В отпускные не могут быть включены те суммы, которые были выплачены работнику в качестве компенсационных за простой, образовавшийся по вине администрации учреждения. Более того, в этот расчет не могут быть приняты суммы, выплаченные в качестве компенсаций в рамках расходов, понесенных в командировках и те, которые выплачиваются ему в ходе прохождения обучения с прерыванием рабочего времени.
Суммы за предыдущий оплаченный отдых также не могут быть включены в учет отпускных выплат.
Законодатель категорически запрещает внесение в сумму выплат, произведенных за предыдущие периоды, а также те оплаты, которые работодатель производит за дни прохождения работником обязательного медицинского освидетельствования и сдачи анализов.
Как рассчитать размер отпускных
Как правильно найти ту сумму, которая полагается работнику в качестве выплаты за отпуск.
Основным показателем, который берется в расчет при вычислении необходимой суммы, - получаемая работником заработная плата, являющаяся средней. Для того, чтобы вычислить ее, бухгалтеру надо сложить все выплаченные работнику суммы, которые предусмотрены законодательством в числах, подходящих для расчетного периода, а затем разделить их на три (число месяцев). Полученную сумму необходимо разделить на 29,3 - это показатель, равный среднему количеству дней в месяце.
Следует отметить, что в том случае, если в организации, на которой трудится работник, между сторонами был заключен коллективный договор, то расчет данного типа выплаты может быть произведен на основании положений, согласованных между сторонами и прописанных в его содержании. Однако следует отметить то, что в данном случае категорически запрещено ущемление материального состояния работника, так как это будет прямо противоречить действующему законодательству.
Учет премий при расчете отпускных
Как уже было указано выше, премии - это доплаты, которые обязательно должны быть учтены в расчете отпускных для выплаты сотруднику. В подсчет могут быть включены только те дополнительные вознаграждения, которые имеют прямое отношение к исполнению трудовых обязанностей. Исходя из этого, необходимо понимать то, что в расчет рассматриваемого типа выплаты не могут быть включены те премии, которые были получены за победы в конкурсах, приуроченные к определенным праздничным датам, и т. п.
Для того чтобы правильно рассчитать сумму премиальных, надо сложить все выплаты и разделить их на 12, а затем на 29,3 (среднее число дней в месяце). Если нужно точно подсчитать определенную часть вознаграждения, начисленного за определенный период, принимаемый в расчет при исчислении выплаты, надо всю сумму премии разделить на общее число нормативных дней. Затем полученную сумму следует умножить на число совершенных работником фактических выходов.
Расчет отпускных при наличии неполных рабочих дней
Как отмечается в законодательстве, на основании соглашения, достигнутого между работодателем и сотрудником организации, для работника может быть установлен сокращенный период в течение дня, на протяжении которого он должен исполнять свои трудовые обязанности. Многих бухгалтеров волнует то, как должны оплачивать отпускные в таком случае?
Следует знать о том, что настоящее трудовое законодательство не предусматривает каких-либо особенностей начисления отпускных в том случае, если лицо трудится в рамках установленного сокращенного рабочего дня. Данный расчет по-прежнему производится исключительно по факту отработанных рабочих дней, среднее количество которых в месяце - 28.
Расчет отпускных в случае отсутствия заработной платы
На практике, порой, случается так, что работник, в отношении которого производится расчет отпускных, в течение определенного периода фактически не приступал к исполнению своих обязанностей. Как выплачиваются отпускные в таком случае?
В рассматриваемой ситуации при расчете данной выплаты могут быть приняты только суммы заработной платы и иных видов доходов, предусмотренных законодательством, которые были получены за отработанные им фактические дни. Общее число таких выходов в данном случае учитывается пропорционально.
Если сотрудник работает по совместительству
Законодательством предусмотрено то, что любой работник, работая по совместительству, имеет право на получение гарантии в виде выплаты за проведенный отпуск от каждого работодателя. Начисление суммы выплаты производится в стандартном порядке, по каждому месту работы отдельно.
В том случае, если по одному из видов деятельности законодатель предусматривает удлиненный отпуск, то на второй работе расчет производится без содержания дополнительных дней.
Практика показывает, что если совместительство осуществляется в пределах одного предприятия или организации, то рассчитать отпускные в таком случае гораздо проще. Однако данная задача может в существенной мере усложниться, если время работы на одной и второй должности различается: в данной ситуации бухгалтеру необходимо производить два совершенно разных расчета.
Исчисление налогов с отпускных
Следует отметить, что отпускные выплаты - это один из вида доходов, который получает физическое лицо, будучи работником на определенном предприятии. В соответствии с действующим в настоящее время налоговым законодательством, часть этого дохода обязательно должна быть уплачена в бюджет. На сегодняшний день размер обязательного к уплате подоходного налога составляет 13% от общей суммы полученной материальной выгоды. Сумма в указанных пределах взимается в момент выдачи ему денежных средств, а факт перечисления совершается в тот день, когда происходит получение средств в учреждении банка.
Что нового в выплате отпускных? Не так давно рассматриваемый тип выплаты стал облагаться некоторыми другими видами налогов и обязательных взносов - на пенсионное обеспечение и страхование на социальные случаи. Следует отметить, что в порядке начисления социальных выплат и взносов, размер тела суммы, подлежащей обязательному налогообложению, уменьшается естественным образом, из-за чего налог на прибыль взимается в меньшем размере.
Осуществление выплаты при переводе сотрудника
В том случае, если в пределах одного предприятия производится перевод сотрудника, то на основании положений, установленных действующим законодательством, ему обязательно должны быть предоставлены все гарантии по предыдущей должности, а также предоставлены все материальные компенсации и выплаты, вариантом которых являются и отпускные.
Что касается ведения расчет стажа и отпускных на новом месте работы, то он производится в строгом соответствии с действующим в организации распорядком, установленным содержанием заключенного коллективного договора, а также устава.
Когда нужно выплатить отпускные
Работник, который официально трудится на каком-либо предприятии, в соответствии с действующим законодательством имеет право знать о том, какие суммы входят в число допустимых для расчета выплаты. Также должен быть уведомлен о том периоде, в течение которого она должна быть предоставлена.
Как выдаются отпускные? В Трудовом кодексе РФ сказано о том, что расчет и начисление денежных средств должно быть произведено не позднее, чем за три дня до момента фактического выхода работника в отпуск. Однако, как показывает практика, даже здесь могут возникнуть определенные нюансы. Так, если, например, указанный срок выпадает на выходные дни, в которых бухгалтерия не работает, то расчет и выдача отпускных должны быть произведены за день до наступления этого срока (например, если выплата должна быть совершена в воскресенье, то все необходимые действия производятся в пятницу). То же самое касается и праздников, так как в соответствии с законодательством ничто не может препятствовать получению работником своей законной выплаты, являющейся положенной гарантией.
Когда платить отпускные сотруднику? Практика показывает, что их выплата производится наряду с заработной платой. На самом деле, законодательством этого не предусмотрено, в его нормах говорится о том, что заработная плата должна быть выплачена в установленный срок (как правило, в середине и в конце месяца), а выдача отпускных производится за три дня до момента наступления периода, обозначенного в качестве времени отдыха.