Как завести трудовую книжку впервые: порядок действий, заявление, трудовой кодекс и правила оформления

При начале трудовой деятельности специалист отдела кадров, выполняющий оформление приема на работу, должен принять все необходимые документы у сотрудника. Еще важно знать, как завести трудовую книжку впервые. О нюансах приобретения и заполнения данного документа, порядке его хранения рассказано в статье.

Что это такое?

Трудовой книжкой называют документ, который включает информацию о трудовой деятельности, производственном стаже граждан. Новый образец установлен Постановлением Правительства «О трудовых книжках», опубликованным 16 апреля 2003 года под № 225.

У документа есть дополнительные средства защиты. Это светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, скрепляющий страницы. Листы созданы из специальной бумаги с содержанием водяных знаков. Реализация легальных документов выполняется официальным распространителем по договору о продаже.

Новый экземпляр имеет серую обложку, на которой есть герб России. У него меньший формат по сравнению с книжкой, которая была действительна ранее. В нем есть четыре дополнительные страницы.

Продаются книжки в:

торговых компаниях, реализующих канцелярские товары;
оптовых торговых фирмах, которые занимаются прямыми поставками;
отделах сбыта объединения «Гознак».

Работодатель может требовать от принимаемого лица возмещения понесенных на покупку книжки расходов. При первом трудоустройстве сотрудника на работу документ оформляют в течение рабочей недели.

Нормы

Правила ведения хронологии трудовой работы установлено федеральным законом. Действует Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, где указаны формы документа, его образцы. Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется по указанным правилам.

В п. 8. Постановления № 225 указано, что с первичным трудоустройством книжку заводят работодатели и за счет средств предприятия. Документ заводят на всех сотрудников, приступивших к своим обязанностям и выполняющим их не меньше календарной недели. Аналогичные нормы включает ст. 66 ТК РФ, где зафиксировано, что запись о трудоустройстве вносится не позже 5 рабочих дней.

Самостоятельно работники не могут вносить какую-либо информацию в трудовую книжку. Это выполняется только специалистом кадровой службы предприятия, где оформлено трудоустройство по трудовому договору.

Порядок

В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.

Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.

Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.

Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.

Заявление

Как завести трудовую книжку? Иногда работодатели требуют написать заявление. Оно составляется на листе А4. Пишут его по следующим правилам:

В середине указывается - «Заявление».
Затем необходимо написать о необходимости оформления книжки по причине заключения трудового договора и ч. 4 ст. 65 ТК РФ.
Потом указывается дата и подпись с расшифровкой.

Это стандартный образец написания заявления. Но обычно составлять его не требуют. Главным является лишь правильное заполнение, ведение документа, а также его хранение и выдача.

Приобретение

У работодателя должно быть нужное число бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по закону. Он не может требовать у сотрудника, чтобы он сам покупал документ. При выдаче книжки работодатель может взять плату, сумма которой устанавливается размером расходов на ее покупку.

Рассматривая тему, как завести трудовую книжку впервые, следует определить, кому надо покупать бланк – работнику или работодателю. Приобретать бланк нежелательно самостоятельно, так как есть риск приобретения экземпляра, который не соответствует стандартам, или созданного предприятием, не имеющим на это права.

Покупать книжки должен работодатель. В его обязанности входит:

ведение книги по выдаче, хранению, приходу-расходу, регистрации документов новых работников;
хранение книжек;
выдача документов при увольнении с записью.

После оформления документа работодатель вправе удерживать из зарплаты работника цену трудовой книжки. Но выполняется это после выхода приказа, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Нельзя высчитывать сумму без согласия лица.

Заполнение

Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:

паспорту;
документу об образовании;
приказу.

Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:

На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.

Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:

Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
Фиксируются выше новые данные.
Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.

Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.

Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.

Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.

Рассмотрели все правила, как завести трудовую книжку впервые. Важно придерживаться их, чтобы документ имел законную силу. При нарушениях его заполнения требуется срочное исправление всех недочетов.

Хранение и выдача

В статье указаны нюансы, как оформить трудовую книжку впервые с 18 лет. Именно с этого возраста разрешается официальное трудоустройство. Но как оформить трудовую книжку впервые с 14 лет? Иногда допускается оформление и с этого возраста, но при разрешении родителей и органов опеки. В любом случае надо знать, как открыть трудовую книжку, даже если ее заводят на несовершеннолетнего.

Документ, который хранится в организации, нельзя выдавать работку на время, когда оформлены трудовые отношения. Если он нужен для предоставления в определенную инстанцию, то требуется обращение к работодателю с заявлением о предоставлении копии трудовой книжки или выписки из нее.

Работодатель должен удовлетворить такое заявление. А инстанции не могут требовать предоставление оригинала документа, если он находится по основному месту работы.

Утеря

Рассматривая тему, как завести новую трудовую книжку впервые, необходимо знать нюансы по поводу ее утери. Если это произошло по вине компании, где находился документ, то работодатель должен выполнить восстановление утраченного документа:

выписку дубликата;
восстановление данных о стаже и прочих записях – для этого подаются запросы в нужные службы и оплачиваются расходы.

Если книжка утеряна работником, то дубликат предоставляется работодателем по заявлению. Но восстановление информации будет заботой лица, которое допустило утрату.

Когда трудовик является владельцем трудовой

Даже если трудовая книжка впервые заводится у работника отдела кадров, он не должен сам заполнять ее. Помимо кадровика, заполнением документа занимается работодатель. Он имеет право поставить подпись лишь в том месте, где указывается владелец трудовой книжки. Ниже на документе:

ставит подпись руководитель;
расписывается другой кадровик или специальное лицо.

как завести трудовую книжку впервые образец

Уполномоченный сотрудник должен быть назначен приказом. В число отрицательных причин в данном плане входит то, что лицо без этого документа не будет полноправным сотрудником, даже если есть приказ и трудовое соглашение.

Приказ об оформлении

Приказом называют распоряжение нанимателя об оформлении трудовой книжки. Это будет заключительным этапом рабочего процесса. Распоряжение заверяют подписью руководителя учреждения и печатью. Его издают для подтверждения законности приема или расторжения договора, а также когда в первый раз заводят рабочее удостоверение или вносят в него какие-либо записи.

Оформляют документ с помощью внесения:

личной информации о руководстве и названии фирмы;
сведений о подчиненных;
причины, на основании которой произошло оформление;
даты вступления в силу акта;
подписи сторон.

Все граждане, которые начинают свою профессиональную деятельность, должны выполнить оформление трудовой книжки. Чтобы эта процедура была пройдена, требуется обращение к ответственным за данную работу сотрудникам.

Проверка подлинности

Новая книжка проверяется проще, поскольку у нее есть много уровней защиты. А старые варианты легче подделываются. Проверка подлинности записи осложнена из-за того, что добывание фактов не всегда предоставляется возможным. Но допускается использование оптимальных способов проверки:

Необходимо сверить дату выпуска документа с его серийным номером. Данные выявляются с помощью специальных источников, которые включают таблицу соответствия.
Выполняется анализ правильного заполнения записей, которые вносятся в необходимые графы. Они должны быть завизированы подписью уполномоченного сотрудника, печатью.
Происходит налаживание связи с бывшим руководством предприятий, если сотрудник был прежде трудоустроен.

Требуется ли для иностранцев?

В деятельности кадровой службы при оформлении иностранных граждан часто появляются трудности. Обычно они связаны с оформлением документов. Ими представляются книжки, заполненные по правилам делопроизводства. Особых отличий в заполнении нет.

Но в данном случае работодатель задумывается о правомерности использования документов, применяемых в других странах, необходимости оформления российских книжек. Такой документ для иностранных граждан, устраивающихся на работу в России, обязателен.

На предприятиях некоторых стран заведение книжек не утверждено или они имеют другу форму, не как в нашей стране. Нормами трудового права не установлен вопрос о заведении документа иностранцами, но некоторые работодатели все же заводят его.

Сейчас действует лишь 1 акт – письмо Роструда № 908-6-1. В нем указаны разъяснения, относящиеся к данному вопросу. Выявлено, что работодателю надо завести книжку, созданную по российскому образцу, если трудоустраивающийся сотрудник не предоставил ее. Причем важно проработать больше 5 рабочих дней, как указано в ст. 66 ТК РФ.

Личные сведения заполняются не только по паспорту, но и по водительскому удостоверению, загранпаспорту, военному билету. Сотрудник должен расписаться в трудовой книжке на титульном листе, подтверждая записанные данные. Ставит подпись еще уполномоченное лицо. После этого ставится гербовая печать.

Какие данные вносятся?

Документ может включать сведения о выполненной работе по совместительству, но это не обязательно. В отделе кадров данную запись вносят по требованию. Если есть желание иметь дополнительный заработок, выдавать документ не имеют права. Его заполняют только основные работодатели.

Еще книжка может включать сведения о повышении квалификации, присвоении категории, прочей информации. Кроме этого, вносят сведения при переименовании учреждения. Запись выполняют со ссылкой на документ, который служит основанием для этого. Эти данные вносят заново при условиях смены штатных расписаний, к примеру, с переименованием должности.

Оформление вкладыша

Если все свободное пространство потрачено, и новые сведения некуда вносить, открывают вкладыш. Часто его вшивают в конец документа, поскольку конкретных указаний об этом в инструкции нет. На титульном листе ставят штамп о выдаче вкладыша с обозначением серии и номера.

Введение данных в него обязательно, титульный лист тоже надо заполнять. Нумерацию продолжают после той цифры, на которой завершилось оформление трудовой. Если во время заполнения вкладыша появились ошибки, его необходимо утилизировать в присутствии комиссии, составить акт. Это относится и к забракованным или устаревшим книжкам.

Таким образом, трудовые книжки необходимы всем гражданам, которые начали свою трудовую деятельность. При увольнении необходимо получить документ. Его в дальнейшем предъявляют при устройстве на новое место работы.