Как сделать трудовую книжку: процесс оформления, порядок внесения записей и изменений
Трудовая книжка – это отражение рабочей деятельности гражданина. Она должна быть у каждого, кто работает официально. Вести ее нужно правильно, так как любая ошибка или неточность может повлиять на начисление пенсии и других выплат. Ее заполнение – это прерогатива специалистов из кадрового отдела. Только они знают все специфики ее грамотного оформления.
Первая выдача
Как сделать трудовую книжку, если трудовой стаж отсутствует? Ее должны оформить на дебютном месте работы. Делается это сотрудником отдела кадров, если такой предусмотрен на предприятии. Если человек устраивается в маленькую организацию, где подобной структурной единицы нет, трудовую книжку оформляет сам работодатель. На руки она не выдается, а хранится на предприятии до окончания рабочего периода ее владельца.
Однако не все организации предоставляют такой документ. Причины тому следующие:
- Предприятие является частным. Например, это может быть ИП или ООО.
- Работник трудится по агентскому контракту.
Но если выдача книжки в организации предусмотрена, то ее получить можно такими методами:
- Ее выдача и оформление – функции кадрового отдела или директора предприятия.
- Будущий сотрудник сам приобретает книжку (например, в канцелярском магазине). Вносит в нее только свои данные. Никакие записи о работе самому себе вносить нельзя. Их делают уже в кадровой службе.
- В некоторых учебных заведениях дополняют дипломы этими книжками.
Получение в случае потери
Как сделать трудовую книжку заново, если она была утеряна? При таком раскладе вам выдадут лишь ее копию. Обратитесь на последнее место своей работы:
- Лично подав заявление на получении копии.
- Отправив письмо почтой с наличием описи и данных о вручении.
Когда оформляется копия, кадровик должен сделать запись в трудовой книжке о восстановлении стажа. При этом заново вводятся лишь те данные, которые доказаны документально. То есть, если работник не предоставил свидетельство о том, что в какой-либо период он трудился на определенном предприятии, какую должность там занимал, то полного восстановления сделать не получится (делать записи со слов заявителя запрещено).
Самый легкий путь – иметь заверенный дубликат книжки. Если его нет, придется обратиться во все предыдущие места работы. Понадобятся требующиеся справки и приказы. Если предприятие на этот момент ликвидировано, придется обратиться в госархив, где была его регистрация.
Как сделать трудовую книжку, если виноват в ее потере работодатель? В такой ситуации он сам ее восстанавливает и тратит средства на этот процесс. Сотрудник лишь предоставляет уполномоченному лицу работодателя доверенность, чтобы тот смог получить важные данные для оформления дубликата трудовой книжки.
Выдача при увольнении
По закону трудовая книжка должна выдаваться работодателем работнику, который собрался увольняться. Делается это в заключительный день его работы.
Сотруднику не нужно подавать никакие заявления. После получения книжки он должен поставить подпись во внутренней ведомости, учитывающей движения таких документов.
Затем кадровик пополняет персональную карточку сотрудника соответствующей записью. Он также здесь расписывается.
Когда уволившийся работник не может лично прийти для получения трудовой, он вправе направить для этого своего представителя, который должен иметь на руках заверенную нотариусом доверенность.
Можно обратиться к работодателю, чтобы он выслал этот документ официальным письмом с уведомлением.
Самому сделать трудовую книжку со стажем нельзя. Если вы увольняетесь, организация выдает вам трудовую, соблюдая порядок этой процедуры.
Гораздо сложнее ситуация, когда вы долго трудились неофициально, собрались устраиваться на новое место, а книжки со стажем у вас нет.
Тонкости неофициальной работы
При таком трудоустройстве формально человек имеет опыт работы, а документально – нет. Его трудовая не содержит нужных записей, поэтому доказать, что у человека есть опыт, нельзя.
Возникает вопрос, где сделать трудовую книжку с записями о работе неофициальной.
Решение сводится к покупке заполненного документа. Это можно сделать, обратившись в фирму, которая реставрирует, заполняет и создает копии трудовых.
Важно уточнить все нюансы покупки о консультанта. Он поможет разобраться персонально по каждому случаю.
Для получения трудовой нужно предоставить документ, свидетельствующий о вашем неофициальном стаже. Это может быть заверенная справка, отражающая период работы, должность и оклад.
На основе документа в компании делают книжку с официальным стажем. Разумеется, эта услуга платная. Зато ваши шансы на получение новой должности серьезно увеличиваются.
Получение и сохранение работы
Пока сотрудник трудится на предприятии, его трудовая книжка хранится в специальном сейфе в кабинете работодателя (или в отделе кадров).
На время она выдается только при наличии письменного заявления от работника. Даже в этом случае он получит на руки лишь заверенный дубликат.
Тонкости процедуры
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, знает сотрудник кадрового отдела или другой эксперт в ведении этих документов.
Ошибки здесь не должны допускаться, ведь в книжке отражается трудовой стаж человека. Как делать трудовую книжку с соблюдением всех норм, излагается далее.
Она заполняется на основе пакета документов, в который входят паспорт, диплом и приказ о найме на работу. Ее должны оформить в течение недели после активации обозначенного приказа.
У каждой трудовой книжки имеется титульный лист. На нем отображают такую информацию о сотруднике, поступающем на работу:
- Фамилия, имя и отчество. Заполняются полностью, как в паспорте.
- Дата рождения.
- Данные об образовании, специальности и профессии. Заносятся, как в дипломе.
Далее кадровик передает работнику документ для изучения. Если все записи внесены верно, тот расписывается.
При наличии ошибок создается специальный акт. На его основании ликвидируется трудовая. Затем работник кадровой службы делает записи уже в новом бланке.
После заполнения титульной стороны записываются данные о работе. Для этого в документе есть специальный раздел. В его строки вносятся:
- Номер записи.
- День приема на работу.
- Информация о приеме. Здесь указывается должность и структурное формирование организации.
- Реквизиты документации (номер приказа, распоряжения), на основании которой сотрудник взят на работу.
При первом заполнении работник вправе потребовать внесение данных о периоде, отображаемом в стаже, например, о заочной учебе или воинской службе. Это необходимо, если на работу он поступает после этого периода.
Внесение изменений
Как сделать в трудовой книжке корректировки на титульном листе, например, по причине смены фамилии сотрудника? Процесс происходит так:
- Старые данные зачеркиваются одной линией. Они должны быть читабельными.
- Над ними указываются обновленные сведения.
- Рядом пишут вид, номер и дату документа, на основе которого внесены эти изменения. Примеры: диплом, брачное свидетельство и т.д.
- Запись заверяет кадровик и работодатель.
При корректировании данных о работе зачеркивать неверные сведения нельзя. Их должны признать недействительными. Только затем вносится правильная информация.
Нюансы самостоятельного заполнения
Такую процедуру осуществлять нельзя. Однако здесь есть свои тонкости.
Как сделать трудовую книжку самостоятельно? Для этого нужно приобрести необходимый бланк. Это не считается противоправным действием. Здесь важно понимать, что заполнение книжки самостоятельно, указывая какую-либо работу и предприятие, является мошенничеством.
Разрешается делать запись своих паспортных данных. Хотя лучше и это доверить специалисту.
При покупке могут попасться бланки, не отвечающие современным стандартам. Поэтому здесь следует быть бдительными.
Совместительство
Когда гражданин устраивается работать, он имеет право на совмещение, то есть трудиться еще где-либо. Оформление еще одной книжки не требуется. Внесение данных о работе по совместительству – это решение самого сотрудника.
В книжке факт о приеме на дополнительную работу отражает кадровик на основном месте трудовой деятельности гражданина, которому нужно предъявить документальное подтверждение: справку, копию приказа о найме или копию трудового контракта.
Покупка бланков
Если человеку сообщают, что он сам должен приобрести бланк для трудовой, это нарушение. Работодателю нужно сотрудничать с «Госзнаком» или подобной аккредитованной компанией, поставляющей нужные бланки.
Если трудовую случайно испортят, брать плату с сотрудника за новую нельзя. Запрещено это делать и при массовой потере трудовых книжек по вине работодателя. Подобные случаи отражаются в коллективных соглашениях. Это специальный пункт, позволяющий бесплатно вернуть трудовые книжки. При этом компенсацию расходов совершает сам работодатель.
Он вправе вычитать из зарплаты сотрудника стоимость книжки только при первом ее оформлении. Об этом издается специальный приказ, который предоставляется работнику для ознакомления. Он должен в нем расписаться, если согласен с изложенными условиями. В противном случае делать вычеты из зарплаты за стоимость книжки запрещено.