Как восстановить трудовую книжку: подача заявления, порядок проведения процедуры, сроки

• 28 Октября, 2018
• Трудовое право
• Ефимова Анастасия

Трудовая книжка гражданина – это документ, подлежащий строгой отчетности. Он обязательно нужен при устройстве на официальную работу. Это требование закреплено в ст. 65 ТК РФ. И хотя в настоящее время вся информация о трудовом стаже граждан хранится в Пенсионном фонде России в электронном виде, при утере или порче трудовую книжку необходимо восстанавливать. Так как для оформления некоторых видов льгот, расчета пенсии и предоставления определенных субсидий ее наличие обязательно.

В связи с этим возникает вопрос: как восстановить трудовую книжку. И кто именно должен заниматься этой проблемой?

Когда требуется замена

Восстановление трудовой книжки требуется в следующих ситуациях:

1. Фактическая утеря.
2. Повреждения, при которых информация становится нечитаемой.
3. Некорректное заполнение граф.
4. Неверные печати.

Если же в документе нет чистых страниц, это не является поводом для замены. В этом случае сотрудники отдела кадров предприятия просто подклеивают новые.

Трудовая, по закону, может храниться только в двух местах: если человек официально трудоустроен, то в отделе кадров, если же нет – на руках у гражданина. Исходя из этого, документ может быть утерян как самим работником, так и его работодателем.

Вина работника

В том, чтобы трудовая книжка находилась в надлежащем состоянии, прежде всего заинтересован ее владелец. И в случае утери, кражи, порчи, повреждения третьими лицами и в связи прочими обстоятельствами, приведшими к уничтожению документа, ее восстановлением будет заниматься сам гражданин. Никакие форс-мажорные обстоятельства не снимают с него ответственности.

Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Этот процесс будет длительным, так как потребуется справка с каждого места предыдущей работы с информацией о стаже и занимаемой должности. Кроме того, потребуется купить новый бланк.

Вина работодателя

В случае когда документ пропал или был испорчен в то время, когда он находился в отделе кадров предприятия, ответственность за его восстановление ложится на работодателя. Это относится к любым случаям пропажи или порчи, в том числе к кражам, пожарам или наводнениям.

Когда восстановлением трудовой книжки при утере занимаются работники отдела кадров, они самостоятельно собирают всю информацию о предыдущих местах работы и создают копию трудовой.

Сотрудники ОК предприятия несут ответственность за документы, поэтому:

1. Пока гражданин числится в штате, кадровики хранят трудовую у себя.
2. Если возникла необходимость получить трудовую книжку на руки (оригинал), она выдается владельцу с регистрацией в журнале и под подпись работника – как документ строгой отчетности.
3. Получение оригинала на руки нужно обосновать. Во всех иных случаях сотрудники ОК выдают заверенную копию.

Форс-мажорные обстоятельства

При различного рода катастрофах – природных или техногенных, когда страдает имущество предприятия, – происходит массовая порча трудовых книжек. И своими силами работодателю решить такую проблему сложно, так как часто утеряны не только оригиналы документов, но и архивные записи. В этом случае региональные власти выделяют в помощь предприятию специальную комиссию, члены которой имеют право собирать и вносить данные даже на основании свидетельских показаний.

Заявление

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна? Процесс следует начать с подачи заявления – либо по действующему месту работы, либо, если гражданин является безработным – по последнему месту официального трудоустройства.

Бланки таких заявлений есть в каждом отделе кадров. Их содержание приблизительно одинаковое: нужно заполнить «шапку» с указанием организации и личными данными заявителя, затем написать само заявление с просьбой выдать дубликат трудовой, указать причину порчи или утраты документа. Далее следует роспись с расшифровкой и дата.

Что еще можно указать в заявлении? Чаще всего сотрудники ОК просят указать согласие оплатить новый бланк документа. Это разумное требование, так как при утере трудовой гражданином покупка чистой трудовой книжки ложится на него.

Кроме того, не лишним будет сослаться на обоснованность своих требований – сотрудники отдела кадров обязаны предоставить дубликат на основании п.31 Постановления Правительства России №225.

Заявление нужно написать в двух экземплярах и на обоих поставить входящие номера. Таким образом, документ будет официально зарегистрирован и начнется отсчет срока его рассмотрения.

Перечень документов

Как восстановить утерянную трудовую книжку? После того как было подано заявление, необходимо собрать документы, которые нужны будут для заполнения всех граф.

Если книжка испорчена, но имеется в наличии, ее нужно принести в первую очередь. Затем нужно собрать документы с каждого предыдущего места работы с подтверждением стажа и должности. Это могут быть:

• трудовые договора;
• справки из отдела кадров;
• приказы о приеме в штат и увольнении (сокращении);
• квитанции о заработной плате и зарплатные ведомости;
• справки из госархивов;
• судебные решения.

На каждом документе должны быть оригиналы подписей и печатей, заверяющие их подлинность.

Работнику самому заниматься восстановлением трудовой книжки и сложнее, и проще. Сложно, потому что это требует много времени, а иногда и поездок в другие регионы. Проще, потому что организации неохотно дают личную информацию третьим лицам. Тогда как сам гражданин имеет полное право ее требовать.

Когда все документы собраны, сотрудники ОК заполняют все графы в хронологическом порядке начиная с первого места работа. Отличие дубликата и оригинала в том, что в первом проставляются не номера приказов об увольнении, приеме или переводе, а их реквизиты.

В отдельных случаях допускается запись общего стажа – без перечисления конкретных мест трудоустройства.

Сроки

Как восстановить трудовую книжку при утере и сколько это займет времени? Сотрудники ОК должны сделать дубликат за 15 дней с момента регистрации заявления. В случае когда заявление отправляется "Почтой России", срок отсчитывается с момента вручения письма, подтвержденного уведомлением.

Все указанные сроки не относятся к действующему работодателю.

Копия трудовой поможет ускорить процесс

Как восстановить трудовую книжку, если есть копия? На самом деле наличие такого документа облегчает процедуру во много раз. Необходимо только написать заявление и приложить копию документа, и сотрудники ОК создадут дубликат на основе имеющихся записей.

Однако копия должна быть заверена. Это делают либо у нотариуса, либо у действующего работодателя. Копию трудовой по заявлению сотрудника должны предоставлять в трехдневный срок.

ПФР

Как восстановить трудовую книжку, если нет полных данных о предыдущих местах работы? Если гражданин не предоставил такой информации, то сотрудники кадровой службы не могут оформить ему дубликат.

В этом случае можно попробовать получить недостающие данные в Пенсионном фонде. Именно туда идут отчисления с зарплаты граждан, так что данная организация имеет сведения обо всех официальных работах и стаже по каждой из них.

Такую информацию можно получить через 10 дней после подачи заявления в ПФР – лично или по почте.

Плохо то, что Пенсионный фонд России начал работать относительно недавно, и старые личные данные там просто отсутствуют.

Архив

Если не получилось найти информацию в ПФР, нужно обратиться в архив, который территориально находится там же, где и предприятие, на котором работал гражданин. Если работ несколько, и все они находились в разных регионах, то нужно отправить запрос в несколько архивов.

Суд

Последняя инстанция по восстановлению трудовой книжки – это суд. В него стоит обращаться, если:

• работодатель отказывает в оформлении дубликата;
• отсутствуют данные о стаже и должности с одного или более мест официального трудоустройства;
• работодатель отказывается предоставлять сведения, аргументируя тем, что данный гражданин у них не работал.

Через суд можно потребовать как восстановления отдельных записей, так и всего документа в целом. Обоснованность требований можно доказывать не только документами, но и показаниями свидетелей.

Суд – крайняя мера для решения таких вопросов. В сложных случаях до суда можно попытаться разрешить конфликт с помощью трудовой инспекции.