Письмо в налоговую: виды писем, правильность оформления, условия подачи, сроки получения ответа

• 18 Января, 2024
• Налоги
• Кузнецов Юрий Андреевич

Письма в налоговые органы - важная часть взаимодействия бизнеса и государства. Корректное оформление таких обращений помогает решать проблемы, не нарушая закон. Давайте разберемся, какие бывают письма в ФНС, как их правильно оформлять, приведем примеры и шаблоны, узнаем сроки ответов. Это поможет наладить конструктивный диалог бизнеса и госорганов.

Виды писем в налоговые органы

Существует несколько основных видов писем, которые налогоплательщики направляют в ФНС:

• Пояснения на требование налоговой проверки
• Уточненные налоговые декларации
• Заявления на возврат или зачет переплаты по налогам
• Запросы документов из налоговой
• Жалобы на действия инспекторов
• Иные запросы и заявления

Рассмотрим подробнее некоторые наиболее распространенные виды обращений.

Пояснения для налоговой проверки

Один из частых поводов написать письмо в налоговую - получение требования дать пояснения по результатам камеральной или выездной налоговой проверки. В таких случаях важно внятно изложить свою позицию, приложив необходимые документы в качестве доказательной базы. Например, при обнаружении расхождений между данными отчетности и реальным положением дел, можно обосновать это объективными причинами, вроде сбоев программного обеспечения, ошибок сотрудников и т.п. Главное - предоставить надлежащие доказательства.

Уточненка и другие налоговые декларации

Если выявлены ошибки в ранее поданной отчетности, их можно исправить с помощью уточненных налоговых деклараций. Подаются они так же, как и первичные декларации, с пометкой "Уточненка".

Также частой причиной написания в ФНС является необходимость заполнить различные формы налоговой отчетности - декларации по НДС, налогу на прибыль, имущественным налогам, страховым взносам и другим.

Письмо в ИФНС с просьбами и запросами

Налоговую инспекцию можно задействовать для решения различных вопросов, например:

• Запрос выписки из лицевого счета налогоплательщика
• Заявление на акт совместной сверки расчетов с бюджетом
• Уточнение информации о задолженности по налогам
• Получение справок об исполнении обязанностей для госзакупок, кредитов и пр.

Для этого достаточно написать соответствующее заявление и направить его в налоговую. Обычно такие запросы исполняются в законные 30-дневные сроки.

Требования к оформлению писем в ФНС

Чтобы письмо в налоговый орган было принято к рассмотрению и исполнению, важно правильно его оформить. Обычно требуются такие реквизиты:

• Данные отправителя - наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса
• Адресат - наименование налогового органа, индекс, адрес
• Дата и исходящий номер
• Заголовок, соответствующий сути обращения
• Текст самого обращения с изложением сути вопроса
• Подпись руководителя или ИП и печать организации
• Приложения, если требуется (договоры, акты, справки и т.д.)

Пример правильного оформления

Рассмотрим образец письма в налоговую с заявлением о выдаче справки об отсутствии задолженности:

Заявление о выдаче справки

Отслеживание статуса обращений в ФНС

Чтобы знать, на какой стадии находится рассмотрение отправленного в налоговую письма, можно воспользоваться такими способами:

• Позвонить по телефону горячей линии ФНС
• Обратиться в общественную приемную или куратору организации/ИП
• Проверить статус в личном кабинете налогоплательщика

Так можно узнать, передан ли документ на исполнение внутри ФНС, назначен ли ответственный специалист, каковы сроки ответа.

Способы подачи писем в электронном виде

С развитием онлайн-сервисов ФНС появилась возможность направлять различные письма и заявления в налоговые органы не выходя из дома, а именно:

1. Через личный кабинет налогоплательщика
2. Посредством электронного документооборота
3. С помощью мобильного приложения "Налоги ФЛ"
4. В онлайн-чате на сайте ФНС

Это экономит время на посещение налоговой инспекции и позволяет оперативно решать многие вопросы удаленно.

Автоматизация процесса подготовки отчетности

Чтобы минимизировать рутинную работу по составлению писем в налоговые органы, бухгалтера часто используют специализированные программы для автоматизации отчетности, вроде 1С, СБИС, Контур и т.п.

Такие решения позволяют быстро формировать типовые формы документов, проверять их корректность, отправлять прямо из интерфейса программ, не вставая с рабочего места.

Интеграция 1С с сервисами ФНС

Одна из популярных бухгалтерских программ - 1С, позволяет настроить автоматический обмен документами с ФНС напрямую из интерфейса системы.

Для этого в стандартных конфигурациях "Бухгалтерия" и "ЗУП" реализован механизм взаимодействия с веб-сервисами ФНС - такими как онлайн-отчетность, электронный документооборот, выписка операций, получение выписок и другими.

Отличия онлайн-отчетности и ЭДО

Хотя оба сервиса ФНС позволяют отправлять отчетные формы в электронном виде, между ними есть некоторые отличия:

• Онлайн-отчетность принимает строго определенный набор форм
• ЭДО является универсальным каналом и принимает любые файлы
• Уровень защиты данных в ЭДО выше

Поэтому для разных случаев подходит тот или иной сервис.

Помимо исходящих писем, 1С также позволяет автоматизировать работу с входящими из налоговой документами.

С помощью функционала "1С-ЭДО" можно настроить прием из ФНС различных требований, уведомлений, актов сверок и их регистрацию в базе для дальнейшей работы и контроля исполнения.

Наконец, в 1С можно построить полезные отчеты - реестры исходящих и входящих документов из налоговых органов за любой период.

Это помогает вести единый архив документооборота, контролировать статусы, сроки, не допускать просрочек при ответах на требования.

Интеграция онлайн-касс с личным кабинетом налогоплательщика

У организаций и ИП, использующих онлайн-кассы, также есть возможность настроить автоматический документооборот с ФНС.

Данные о выручке, продажах и возвратах передаются в личный кабинет налогоплательщика, формируя отчеты по формам ККТ-ОФД.

Это избавляет от ручного ввода цифр при составлении деклараций по ЕНВД, УСН, патентной системе налогообложения.

Юридическая значимость электронного документооборота

Согласно Налоговому кодексу, документы, отправленные в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи, признаются равнозначными документам на бумажном носителе.

Поэтому письма, отчетность и любые файлы, направленные в ФНС через Интернет из 1С или других программ, имеют полную юридическую силу наравне с бумажными.

Электронная подпись для защиты данных

Для большей конфиденциальности и защиты от несанкционированного доступа, документооборот с ФНС можно организовать с использованием электронной подписи.

Сертификаты для таких целей выдают специализированные удостоверяющие центры, например, СКБ Контур, КриптоПро, Такском и другие.

Советы по автоматизации отчетности

Для комплексного решения задачи автоматизации документооборота с контролирующими органами, рекомендуется:

• Выбрать проверенное программное обеспечение
• Настроить все необходимые веб-сервисы ФНС
• Обеспечить юридическую значимость электронного документооборота
• Регулярно контролировать статусы обмена данными