Расчет среднего заработка для отпуска: требования, особенности и образец
Каждому сотруднику, отработавшему более шести месяцев, положен очередной отпуск. Перед непосредственным днем наступления отдыха работник имеет право на получение суммы отпускных. Эти средства выписывает бухгалтерия, она же и начисляет сумму выплат.
Расчет среднего заработка для отпуска – процедура сложная, однако каждый работник может самостоятельно ее осуществить, чтобы убедиться в компетенции бухгалтера. Кроме того, следует различать отпуск ежегодный и по уходу за ребенком. Правила расчета пособия будут разными. Рассмотрим все возможные варианты.
Отпуска ежегодные и дополнительные
Чаще всего люди идут в очередной отпуск. Он полагается каждому работнику. Первый раз сотрудник может его оформить на четырнадцать календарных дней, проработав на предприятии полгода. Как правило, за 12 отработанных месяцев сотруднику предоставляется 28 календарных дней отпуска. Исключение составляют ряд профессий, для которых законодательством предусмотрен отдых на большее количество дней.
Нужно отметить и дополнительные отпуска. Они тоже предусмотрены законодательством. Самым распространенным является отпуск "за вредность". Он предоставляется на четырнадцать дней тем работникам, условия труда которых связаны с опасными или вредными производствами. Также более продолжительный отдых может предоставляться и тем, кто имеет ненормированный рабочий день.
Учебный (ученический) отпуск
Он полагается каждому, кто получает высшее или среднее специальное образование без отрыва от производства. Согласно трудовому законодательству, работник должен предоставить в отдел кадров или в бухгалтерию справку-вызов, в которой отмечаются следующие показатели:
- наименование учебного заведения;
- количество дней прохождения сессии;
- даты сессии;
- подписи ответственных лиц и печать организации.
Также может быть указана профессия и специальность, которую получит студент. На основании данной справки на предприятии оформляют приказ. Далее формируется записка-расчет, которая поступает в бухгалтерию, где начисляются отпускные.
Для оформления ежегодного отпуска нужно только заявление работника. Именно на основании этого документа оформляют приказ. Также опираются на график отпусков, который на предприятии могут составлять заранее.
Расчет среднего заработка для отпуска: основные показатели
Согласно законодательству, работник должен получить все выплаты за три дня до даты начала отпуска. То есть уже до этого события в бухгалтерии производятся все начисления.
Для расчета среднего заработка для отпуска обычно берут два основных показателя. Это:
- средний дневной заработок;
- количество дней отпуска.
Бухгалтеру нужно произвести начисления на основе этих данных.
Расчет имеет свои нюансы. Для некоторых случаев потребуются примеры, чтобы лучше понять, как это делается.
Количество дней отпуска
Стоит отметить, что оплачиваются именно календарные дни, независимо от того, являются ли они выходными. Исключением может стать только общегосударственный праздник. В этом случае отдых продлевается на один день.
Согласно ТЗ Российской Федерации, сотрудник может взять только часть своего отпуска или брать его целиком. Деление возможно на сколько угодно частей, но при условии, что одна из них составляет не менее четырнадцати дней.
Если сотрудник может рассчитывать на 28 календарных дней отдыха, то он должен оформить его сначала на две недели. Оставшиеся четырнадцать дней ему разрешено отгуливать частями. Можно даже по одному дню. Сразу стоит отметить, что на такое деление редко идут работодатели, так как это лишнее оформление документации.
Чаще можно встретить ситуацию, когда работник делит оставшиеся дни на два, то есть берет отпуск по неделе.
Продолжительность отдыха для тех, кто работает меньше 12 месяцев
Сколько полагается дней отпуска тем, кто трудится на предприятии меньше года? Для ответа рассмотрим пример. Если работник числится на предприятии уже шесть месяцев, то ему могут дать 14 дней отдыха. Если же он работает семь месяцев, то и количество дней разрешено оформить большее.
Если в год положено 28 дней, то на один месяц их приходится 2,33 (28/12). Это число умножают на количество отработанных месяцев. Округляют итог. В описываемом случае, работнику могут оформить отпуск на 16,3 дня. Если округлить, то получится 16 полных дней, а по усмотрению работодателя даже 17.
Таким же способом пользуются, чтобы рассчитать и отпуск "за вредность". В этом случае делят 14 дней. Если человек отработал на вредном производстве семь месяцев, расчет отпуска такой:
14/12 х 7 = 8.
Это количество дополнительных дней отдыха, которые ему положены за 7 отработанных месяцев.
Средний заработок за один день
Среднедневной заработок для расчета отпускных посчитать сложнее. Для этого используют несколько показателей. К ним относятся:
- заработок за расчетный период;
- количество отработанных в данном периоде дней.
Каждый из показателей достаточно объемный. Так к заработку относят все суммы выплат, которые были начислены сотруднику за расчетный период. Больничные листы, выплаты за отпуск (если работник брал его в эти месяцы) и командировочные не учитываются.
Расчетный период
Для расчета среднего заработка для отпуска берут за основу расчетный период. Что он включает в себя? Согласно законодательству, для расчета отпуска берут двенадцать месяцев. Если работник уходит на отдых 15 декабря 2019 года, то учитывают период с декабря 2018 по ноябрь 2019 года.
Сразу стоит отметить, что это не зависит от того, за какой период оформляется отпуск. Если работник берет неиспользованные дни отдыха, оставшиеся с 2018 года, то расчет все равно будет производиться за новый период. В большинстве случаев так даже выгоднее для сотрудника, ведь чаще всего заработная плата повышается, а не снижается.
Как посчитать свой заработок
Чтобы выяснить сумму среднего дневного заработка, нужно сложить все выплаты за отработанные месяцы. Далее поделить это число на количество дней в данном периоде.
Удобнее считать заработок за каждый месяц отдельно. Учитывают все ежемесячные выплаты. Не принимают во внимание единовременные премии, а также материальную помощь до четырех тысяч в год.
Для расчета дней берут показатель 29,3. Это среднее количество дней в месяце (без учета праздничных).
Теперь складывают заработок за все месяцы, делят на сумму дней за этот период.
Пример расчета отпускных
Как можно узнать средний заработок для расчета отпускных? Рассмотрим это на простом примере. Сотрудник организации идет в отпуск на 28 дней с 1 декабря 2019 года. Расчетный период составит с декабря 2018 года по ноябрь 2019 года.
В это время работник получал заработную плату в размере 18 000 рублей ежемесячно. В марте ему выдали премию три тысячи рублей. Командировочных и больничных у сотрудника нет.
Чтобы рассчитать средний заработок для отпускных, нужно выяснить, сколько он заработал за весь период. Сумма в рублях составит:
18000 х 12 = 216000.
Если использовать коэффициент 29,3, то за 12 месяцев получится 351,6 (29,3 х 12). Зная эти данные, можно высчитать и средний заработок для расчета отпускных. Для этого сумму 216 000 нужно разделить на 351,6. Получается 614 рублей и 34 копейки. Эта зарплата за один день.
Далее нужно умножить эту сумму на количество дней отпуска. В нашем примере это цифра 28. Получается, что работнику будет начислено 17201 рубль и 52 копейки.
Однако выплатят сотруднику иную сумму. Ведь она облагается налогом по ставке тринадцать процентов. Если на предприятии производятся и другие регулярные удержания, то их также могут вычесть, например, сумму ежемесячных профсоюзных взносов. Сотрудники, которые выплачивают что-нибудь по исполнительным листам, также получат меньшую сумму.
Если работник платит алименты на несовершеннолетнего ребенка в размере 25 процентов, то ему начисляют 17 201 рубль и 52 копейки, но выплачивают меньше. Сначала нужно от этой суммы отнять подоходный налог. Остается 14964 рубля и 87 копеек. Из получившейся суммы вычитают 25 процентов на алименты. Остается 11 223 рубля и 65 копеек.
Расчет отпуска, если работник был на больничном
Далеко не каждый сотрудник никогда не болеет и не берет отгулы. Как меняется расчет среднего заработка для отпускных в этом случае?
Рассмотрим пример. Сотрудник берет отпуск с 1 декабря 2019 года продолжительностью 28 дней. Он находился на больничном в феврале месяце. Срок нетрудоспособности составил 14 календарных дней.
Тогда изменится количество дней, а также средний дневной заработок. В нашем примере работник за февраль получил девять тысяч рублей.
Однако необходимо выяснить еще один показатель, который влияет на средний заработок для отпуска. Это количество дней.
Рассчитывают его следующим образом. Нужно отнять из количества календарных дней продолжительность листа нетрудоспособности:
28 - 14 = 14.
Далее этот показатель умножают на коэффициент 29,3, а полученную сумму делят на 28 (это количество дней в месяце):
14 х 29,3/28 = 14,65.
Значит, сумма заработной платы составит:
18000 х 11+9000 = 207 000 рублей.
Количество дней:
29,3 х 11+14,65 = 336,95.
11 - это количество полных месяцев, которые сотрудник отработал.
Изменится ли среднедневная заработная плата для расчета отпускных? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно произвести простые вычисления, разделив сумму заработка за расчетный период на количество дней. Получается 614 рублей и 34 копейки. Получается, что нахождение на больничном не влияет на сумму заработка.
Если работник был в отпуске
Бывают ситуации, когда сотрудник в расчетный период также находился в отпуске. Можно рассмотреть и более сложный пример. Работник получает ежемесячную заработную плату в размере двадцати тысяч рублей. В январе 2019 года он находился в отпуске за свой счет длительностью 28 дней. Также ему был положен отпуск за вредность в размере трех дней.
Таким образом, заработной платы, как и отработанных дней, у работника в январе не было. В апреле 2019 этот сотрудник взял больничный лист на 15 дней, а в ноябре он находился в командировке длительностью пять дней. Суммы в данном случае просто складывают. Не учитывают только командировочные, сумму отпускных и пособия по временной нетрудоспособности.
С днями все немного сложнее. Получается, что в апреле работник был на рабочем месте половину месяца. Для расчета средней зарплаты для отпуска вновь используют приведенное выше правило. Считают дни:
(30-15) х 29,3/30 = 14,18.
Это коэффициент в апреле.
В ноябре применяют ту же формулу:
(30-5) х 29,3/30 = 24,42.
Это коэффициент за ноябрь.
Все суммы складывают, а далее производят расчет средней заработной платы для отпускных по предыдущему примеру.
Нахождение в декрете
Что касается отпуска по уходу за ребенком, то расчеты выплат имеют иной характер. Так расчетным периодом считают 24 месяца, которые предшествовали дате назначения пособия. Если оно полагается с января 2019-го, то в расчет идет период с января 2017-го по декабрь 2018-го. Если декретные начинают выплачивать в декабре 2019 года, то период останется таким же, даже если пособие начинают выплачивать 31 декабря.
К суммам, которые берут для расчета, относят все облагаемые взносами в ПФР. Выплаты по листам нетрудоспособности не входят. В качестве периода берут сумму календарных дней за два года, но вычитают количество больничных.
Пример расчета декретного отпуска
Если сотрудница оформила отпуск по уходу за ребенком в текущем году, то к расчету берут два предшествующих. Заработок за 2017 год составил 500000 рублей, а за 2018-й - 600000 руб. Листов нетрудоспособности не было. В этом случае берется сумма заработка, составившая 1100000 рублей, и делится на количество календарных дней. В данном случае это 730. Высчитывают средний дневной заработок. Он составляет 1506 рублей и 85 копеек.
Однако это не означает, что именно столько получит работница. Чтобы посчитать, какое именно будет пособие, нужно снова воспользоваться формулой. Средний заработок за один день умножают на 30,4. Полученное произведение увеличивают еще на сорок процентов. Налоги с данного вида пособия не вычитаются. Получается, что сотрудница из примера будет получать 18317 рублей и 22 копейки ежемесячно до достижения ребенком полутора лет.
Если у нее в данном периоде были больничные, то их количество вычитается из суммы дней. Поэтому сумма заработка за год, в котором зафиксирован случай нетрудоспособности, будет меньше.
Для чего нужно знать, как рассчитывается средний заработок для отпускных? Разумеется, чтобы иметь представление о том, какую сумму можно будет получить на руки. Это помогает не только проверить работу бухгалтерии, но и грамотно распорядиться своими финансами.
Если заранее известно, сколько именно средств будет получено на руки, проще рассчитать предстоящие расходы. По этим причинам нужно знать хотя бы примерный способ расчета своего среднего заработка.