Правильное составление акта приема-передачи денежных средств
Акт приема-передачи денежных средств считается обязательным документом при заключении сделки. Он выступает в роли дополнения к какому-либо соглашению или договору. На любом предприятии или фирме такая бумага создается в форме приказа.
Передача материальных ценностей от одного лица к другому проводится на основании договора.
Форма приказа
Простой образец акта приема-передачи денежных средств не является стандартным бланком. Каждая фирма может составлять его по-разному. Однако данные, отражаемые в документе, остаются неизменными. В документе должна быть указана следующая информация:
- Точная дата и местонахождение самого договора.
- Фамилия и имя юридического лица.
- Адрес.
- Данные, указанные в паспорте. Физические лица и индивидуальные предприниматели должны вписать свою регистрацию.
- Сумма передаваемых средств.
- Основание для передачи денег.
- Подпись обеих, сторон закрепленная печатью.
Кроме этого, в документе можно указать дополнительную информацию, например, данные доверенности.
Чтобы не допустить ошибок перед заполнением, нужно сначала, ознакомиться с простым образцом акта приема-передачи денежных средств.
Повод для составления
Акт является доказательством самого факта передачи денежных средств. Именно поэтому данное соглашение является важным для обеих сторон. Документ составляется на основании определенного случая, например:
- При сделке купли-продажи, дарения или займа.
- При транспортировке средств внутри фирмы, например, от одного бухгалтера к другому, во время пересменки.
К составлению важных бумаг следует относиться серьезно и отражать в них только достоверную и самую важную информацию.
Стоит помнить, что акт приема-передачи денежных средств в любое время может стать юридическим доказательством в результате спора между сторонами.
Преимущество актов
Подтверждением передачи денег может служить не только акт, но и расписка. Но все же большинство предприятий предпочитают использовать форму акта, так как она имеет свои плюсы, а именно:
- Подпись обеих сторон.
- Указываются только факты передачи средств, и не обозначаются никакие другие действия.
- Акт становится неотъемлемой частью договора.
Как правило, бухгалтер - это тот человек, кто составляет акты, но подписать бумагу должен лично руководитель фирмы или предприятия, а также эту обязанность может на себя взять исполнительный директор компании.
Основные моменты
Свободная форма акта приема-передачи денежных средств есть на каждом предприятии. Обе стороны могут создавать документ по своему желанию и усмотрению. Главное, чтобы составленная бумага соответствовала необходимым требованиям и стандартам. В противном случае акт приема-передачи денежных средств может считаться недействительным.
Каждый документ делиться на три части, так, в акте имеются: «шапка», основная часть и заключение:
- В первой части указывается название документа, место и время его создания. В том случае, когда акт является дополнением к основному договору, необходимо указать дату и основание его создания.
- В основную часть входит самое важное, например: данные фирмы, которая составляет документ, сумма прописью, данные обеих сторон. В том случае, если есть чеки или бланки, они являются приложением, и их нужно прикрепить к акту.
- В заключение обе стороны ставят свои подписи и закрепляют все это печатью.
Стоит помнить, что акт приема-передачи денежных средств должен быть составлен в двух экземплярах. Одна должна оставаться у составителя, а вторая у получателя. Некоторые предприятия заверяют данный документ и делают дополнительные копии. В том случае, когда акт создается между юридическими лицами, его следует указать в журнале учета.
Заполнять акт нужно обычной ручкой и прописными буквами. Также стоит учитывать, что в документе не должно быть никаких исправлений и помарок. Каждое слово должно быть четко прописано, а сумма должна быть указана в цифрах и прописью.
При обнаружении недостоверной информации в документе акт считается недействительным.
После завершения сделки акт должен храниться вместе с договором в отдельной папке. Срок хранения данных документов определяется внутри фирмы, но если это государственное учреждение, такое решение устанавливается законодательством Российской Федерации.