Как начисляется отпуск? Правила начисления, особенности и требования

В России работодатели каждый год должны предоставлять и оплачивать 28 дней отпуска сотрудникам, которые трудоустроены по договору. Начислением выплат занимается бухгалтер-расчетчик. При этом данный вопрос нередко интересует и рядовых сотрудников. Как начисляется отпуск, рассказано в статье.

Понятие

Все трудоспособное население, оформленное по закону, имеет право на оплачиваемый отдых не меньше 1 раза в год. За сотрудником сохраняется рабочее место. А при выходе на отдых предоставляют пособие. Отпуск предоставляется всем, какая бы форма предприятия ни была.

Отпускные – средства, как и зарплата, которая предоставляется сотруднику за время на отдыхе. Общая сумма способна отличаться от привычного размера зарплаты. Расчет выполняется на основе ТК РФ, постановлений Правительства РФ. Также учитываются инструкции и локальные нормативно-правовые акты.

Нормы закона

Начисляются ли отпускные на отпускные? Данная норма является обязательной к исполнению. Правила расчета отпускных представлены в законодательных документах. В ст. 136 ч.9 ТК РФ указано, что данное пособие должно быть выдано за 3 дня до отпуска. Но нет четких пояснений, учитываются ли календарные сутки или рабочие.

В письме Минтруда РФ за 3 1693-6-1 есть разъяснения: ст. 14 ТК РФ утверждает порядок расчета сроков, которые применяются ТК РФ. По ч. 1 данной нормы, течение сроков, которые связаны с появлением трудовых прав, рассчитываются с календарной даты, определяющей начало появления данных прав.

А в ст. 14 ч. 3 утверждено, что срок, который учитывается в календарных днях, должен состоять и из нерабочих дней. Получается, что по ст. 14 и 136 ТК, сроки выплаты определяются в календарных днях. Это следует учитывать в начислении очередных отпускных.

Также нужно учитывать нормы ч. 8 ст. 136 ТК РФ, что если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем, то ее осуществляют заранее. Согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП установлен штраф в 50 тыс. рублей при просрочке выплат. В этом случае начисляются ли отпускные на отпускные? Данные выплаты являются обязательными.

Кто может оформить отпуск?

Рассматривая правила начисления отпускных, следует знакомиться со всеми нюансами. Право на этот оплачиваемый отдых в 28 дней установлено ст. 115 ТК РФ. Также есть специальности, территории, для которых действуют некоторые уточнения. Их следует учитывать при начислении отпуска.

Выполнять расчет следует по ст. 139 ТК РФ, а также с учетом п. 4 Положения №922, которое устанавливает порядок исчисления средней зарплаты. Специалисты, выполняющие все расчеты, должны знать, как начисляется отпуск:

За какой период начисляются отпускные? Данный отдых не должен составлять меньше 28 дней. В этот период не входят выходные и праздничные дни, которые официально являются нерабочими. Поэтому и оплата выполняется за указанный срок.
Когда сотрудник уже отработал в учреждении больше 1 года, выдержка полгода для отпуска не нужна. Чтобы установить дату отдыха, следует внести ее в график отпусков, который составляется предварительно.
О дате отдыха следует оповестить сотрудника заранее в письменной форме за 2 недели.
По новому закону №360, с октября 2018 года работники, у которых есть от 3 детей, могут назначать отпуск в любую дату.
Начисление очередного отпуска выполняется не позже, чем за 3 дня. За это время сотрудник должен уже получить пособие.
При задержке выплаты следует доначислить проценты, что положено ст. 236 ТК РФ.
Дата отдыха может быть перенесена по заявлению работника, но выполнять это можно не больше 2 раз подряд.
По заявлению отпуск может предоставляться каждые полгода.
Отдых можно поделить на части, но соблюдая условие, что 1 часть не должна быть меньше 2 недель.
Если работник не желает идти на отдых, то ему начисляют компенсацию, которая предоставляется по заявлению. Она может быть рассчитана на основе нескольких календарных периодов.
При увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска.

Это весь порядок начисления отпуска. Данные правила должны соблюдаться на каждом предприятии с работниками, которые трудоустроены официально, по договору.

Нюансы

Как начисляется отпуск? Основанием для ухода на отдых считается график, а поводом – заявление сотрудника, которое согласовано с руководством и завизировано директором. Затем заявление передают в кадровый отдел для издания приказа. Этот документ визируется директором, а бухгалтерия выполняет расчет пособия.

Отпускные выплачивают в кассе компании или переводят на счет или карту работника. С безналичным расчетом нужно учитывать время поступления средств на счет. Чтобы исключить недоразумения, которые бывают при банковских задержках, следует выполнить перечисление предварительно.

Заявление

По закону сотрудник должен подать заявление о ежегодном отпуске подают за 14 дней до его наступления. Это время нужно работодателю для расчета размера пособия, а также поиска временной замены. Документ составляют на имя руководства с обозначением в тексте следующих данных:

Дата начала и завершения отпуска в днях.
Количество дней дополнительного отдыха.
Просьба выплаты материальной помощи.

Еще необходимо обозначить полное число дней отпуска. К примеру, заявитель имеет право требования полного периода (28 дней), его части (оставшиеся дни). Распространен вариант, когда сотрудник делит свой отдых на 2 части.

Правила

Специалисты, занимающиеся расчетом выплат, интересуются, как начисляется отпуск в 2019 году. Расчет, как и в 2018, выполняется так же:

Отдых предоставляется по графику, который был утвержден в декабре не позже, чем за 2 недели до завершения года. Документ будет действовать следующий год (ст. 123 ТК РФ).
Всех сотрудников нужно ознакомить с графиком. Они должны быть согласны с ним.
Для расчетов учитывается время, равное 12 месяцам работы.
Новый работник может отдыхать спустя 6 месяцев после поступления.
Из расчетов убирают дни простоя не по вине сотрудника, больничного, командировку, время, которое было потрачено на уход за детьми-инвалидами.
Изменение зарплаты по индексации указывается в расчете отпускных.
С выплат высчитывают подоходный налог и страховые взносы.
НДФЛ переводят в последний день месяца предоставления отпускных.
У организации нет обязанности выплаты зарплаты за отработанное до начало отпуска время с отпускными.

У каждого сотрудника в зависимости от трудового года отпускные могут отличаться. Бухгалтер учитывает больничные, отгулы за свой счет и прочие нюансы. Помогает в этом документация.

Что учитывается?

Порядок начисления отпускных предполагает включение в расчет пособия всех выплат, которые выдавались работнику на протяжении года:

Зарплата.
Оплата за совмещение.
Выплаты работникам муниципалитета.
Зарплата за год.
Зарплата учителям за 1 образовательный год.
Надбавки по выслуге лет, профессионализму, наставничество.
Пособия за простой сотрудника по вине работодателя, сверхурочные.
Надбавки по вредным условиям.
Вознаграждение за классную работу педагогам.
Премии и вознаграждения, которые действуют в организации.

Ст. 114 ТК РФ устанавливает сохранение среднего заработка на время очередного отпуска. Нюансы расчета заработка установлены Постановлением Правительства № 922.

Расчет

Правила расчета отпускных утверждаются п. 9 Положения № 922. Средний заработок для отпускных устанавливается так: средняя зарплата за день * число дней отпуска = сумма отпускных. При этом не учитываются выходные или праздничные дни. По ст. 120 ТК, их не выплачивают.

Среднедневную оплату устанавливают по формуле: (S выплат за время расчета/12)/29,3. Этот расчет подходит при полной отработке периода. Если он не выработан, требуется пересчет. Обычно это происходит при декретах, командировках.

Расчетный период

В правила расчета отпуска входит включение только отработанного времени. Обычно учитывают срок – 12 месяцев до отдыха. К примеру, если отпуск намечен с 1 марта 2019 года, то расчетный период будет с марта 2018 по февраль 2019 г. Но иногда бывает так, что использовать 12 месяцев не получится. Из этого срока убирают больничный и другие ситуации.

Точно установить начало и конец периода позволит табель. Выходные, которые приходятся на период, требуется исключить. А выходные между ними являются рабочим временем. Это все нюансы, каким образом начисляются отпускные.

Особенности расчета

Рассматривая тему, за какой период начисляется отпуск, следует ознакомиться с примерами назначений выплат:

При полном периоде. Например, отпуск будет начинаться с 1 марта, а оканчиваться 14-го, а сумма выплат за год равна 770 тыс. рублей. Среднедневная оплата равна: 770 тыс. рублей:12:29,3=2189,98. Данную сумму умножают на 14 дней, и получается 30659,72 рубля. Это отпускное пособие.
При неполном. Для примера возьмем предыдущую ситуацию, но с учетом больничного (14-24 января). Получается, что январь отработан не весь. Число отработанных дней высчитывают по формуле: 29,3/31*9=8,5 (9 – это дни отсутствия). Средний дневной доход составляет: 770000/(29*11+8,5)=2351,14. Эту сумму умножают на 14 дней, и получается 32915,96.
С дополнительными выплатами. Например, отдых планируется на 14 января 2019 года. В прошлом году зарплата составила 800 тыс. рублей. А в январе была предоставлена премия по итогам года – 50 тыс. рублей. Получается, то среднедневной доход будет составлять 800 000+50 000 = 850 000. Остальной расчет выполняется по стандартным правилам.
При увольнении. К примеру, увольнение намечено на 10.12.2019. Есть не потраченные дни отпуска – 12. Сумма среднего заработка равна 2 500 рублей. Компенсация за неиспользованные дни будет 2500*12=30 000.

Благодаря стандартным формулам получится легко определить сумму отпускных любого сотрудника. Расчетом выплат на любом предприятии занимается бухгалтер. Он же является ответственным за данную работу.

Компенсация

Часто отпуска, которая оказалась больше 28 дней, при письменном заявлении может заменяться компенсацией. Это возможно, например, при объединении отпусков, когда избыток времени обменивается на выплаты.

Запрещено заменять финансовую компенсацию отдыха для сотрудников до 18 лет, беременных, специалистов, которые заняты в небезопасных условиях работы. При некоторых ситуациях это разрешается – при увольнении и т.п.

Дополнительный отпуск

Некоторым категориям сотрудников отпуск продлевают до 56 дней в году. Дополнительный отпуск может предоставляться без оплаты, быть оплачиваемым полностью или частично.

Его можно оформить лицам, которые трудятся на сложных промышленных предприятиях. Еще такой отдых имеют право получить люди, выполняющие работу кроме основного рабочего времени. Дополнительный отпуск предоставляется работникам северных районов страны. Еще право есть у инвалидов, ветеранов, пенсионеров и некоторых лиц, имеющих особый статус.

Особых графиков для дополнительных отпусков не составляют. Их включают в общий график. Контроль за этим выполняется руководителем. В его обязанности входит организация приема заявок и планирование деятельности учреждения.

Стороны согласуют данный отдых. Вероятно, дополнительные дни используются в основными – это не запрещено, а иногда считается единственно допустимым. Взять только дополнительные дни не получится, если их общий срок будет меньше 2 недель.

Если дополнительные дни совпадают с официальными праздниками, то они не пропадают. Но по поводу продления или переноса все следует согласовывать с начальством предварительно.

У работников могут быть статусы, которые позволяют получить дополнительный отпуск на основе нескольких оснований. Но это не означает, что предоставленные дни суммируются. Обычно для расчета учитывают срок большей длительности. К примеру, если пенсионер является и ветераном труда, то ему предоставляется отдых по второму основанию.

Вывод

Таким образом, начисление очередного отпуска может происходить по-разному у всех. Все зависит от ситуации. Это обязательно учитывается бухгалтером в любой организации.