Объяснительная записка: образец написания, понятие, определение, правила и условия подачи

Одним из видов внутренних деловых документов является объяснительная записка. Образец такого документа в некоторых ситуациях работодатель обязан запросить у своего сотрудника. В частности, такой документ требуется, если следует установить причинно-следственную связь при каком-то событии. Чаще всего это необходимо в том случае, если работник совершил дисциплинарный поступок, в записке он должен пояснить, что побудило его на такие деяния.

На уровне законодательства этот вопрос не урегулирован, поэтому на каждом предприятии уже сложилась определенная практика и составлен шаблон такого документа.

Особенности документа

Следует четко понимать, что по форме объяснительная записка не является заявлением или докладной. В документе человек не делает заявлений и не дает прошение о разбирательстве в конкретной ситуации и, естественно, не делает никаких выводов. В ней сотрудник лишь констатирует обстоятельства конкретного дела.

Когда требуется документ

Действующее трудовое законодательство требует от работодателя запрашивать у работника письменное пояснение, если последний совершил дисциплинарный проступок. В частности, такое пояснение необходимо подать в случаях:

если был совершен прогул;
повреждение или утрата имущества предприятия;
опоздание;
нахождение на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
невыполнение трудовых обязательств;
нарушение локальных или нормативных актов;
нарушение правил техники безопасности;
нарушение предусмотренных сроков для выполнения определенной задачи, поставленной руководством;
халатное отношение к работе либо хамское поведение в отношении клиентов, сотрудников.

На основании полученных письменных объяснений руководство принимает соответствующее решение, как поступить с сотрудником, возможно, причины проступка имеют объективный характер.

Типовые правила составления

Несмотря на большую распространенность использования объяснительной в практической деятельности предприятий, в ОКУД ОК 011-93 об этом документе есть лишь одно упоминание. Причем в ОКУД просто сказано, что объяснительная относится к тем документам, которые касаются оформления дисциплинарных взысканий.

Образец объяснительной записки составляется на основании типовых требований к деловым документам, а именно:

в шапке документа указывается название предприятия, должность и ФИО руководителя, кому подается документ;
далее прописывается должность и ФИО оформляющего документ;
название документа;
краткое изложение событий в хронологическом порядке;
аргументы, которые дают право на оправдание деяния;
в нижней части документа - дата и подпись.

Помимо этого, в документе не должно присутствовать ненормативной лексики, просторечных слов и предложений, можно использовать только деловой стиль. Следует понимать, что, несмотря на то, что документ является внутренним, он может выступать в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Документ составляется от первого лица, в нем не должно содержаться просьб или заявлений, только «сухое» изложение фактов.

Объяснительная должна составляться на листе формата А4. Документ может быть написан от руки или составлен на компьютере.

Образец объяснительной записки может составить сам работодатель, чтобы избежать разногласий при составлении ее сотрудниками.

Пример документа - на фото ниже.

Права сотрудников

Как пишется объяснительная, более-менее понятно, но есть ли право у работника отказаться от подачи письменных пояснений? В действительности любой человек вправе отказаться, это его право, но не обязанность, тем более если требуется письменная объяснительная. Однако следует помнить, что отказ от составления документа не является поводом для неприменения дисциплинарного наказания.

В свою очередь, работник имеет право на обжалование наложенного дисциплинарного взыскания, с которым он не согласен, можно обратиться в государственную инспекцию по трудовым спорам и в суд.

Примеры

Пример объяснительной записки:

Руководителю предприятия

от (должность, структурное подразделение,

ФИО)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за личных обстоятельств. Никаких оправдательных документов не имею.

(Должность, ФИО, подпись, дата).

Как писать объяснительную, если есть оправдательные документы? Основная часть может выглядеть следующим образом:

Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за того, что попал в ДТП по пути следования на работу.

Приложения: копия протокола о дорожно-транспортном происшествии.

Если документов не оказалось сразу на руках, то можно это отобразить:

Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за того, что сломалось автотранспортное средство и пришлось вызвать эвакуатор.

Документ о том, что служба эвакуации забрала мою машину, будет представлен позднее.

Тонкости, о которых следует знать работодателю

Любой внутренний документ является носителем определенной информации, поэтому очень важно на предприятии организовать учет документов. Регистрация документов может проводиться в электронной или журнальной формах. Объяснительные записки могут регистрироваться в одном журнале с докладными записками, рапортами и прочими локальными документами. Такой простейший учет предотвратит лишние споры в конфликтных ситуациях между работодателем и сотрудником.

Как оформляется запрос от работодателя

В некоторых ситуациях работодатель запрашивает письменное пояснение об обстоятельствах нарушения от сотрудника, но, тот не реагирует. В таком случае руководству приходится брать инициативу в свои руки и письменно обращаться к сотруднику.

Отдел кадров или другой отдел, занимающийся вопросами взаимодействия персонала, должен оповестить о запросе объяснительной записки сотрудника под подпись. Такой запрос может составляться в свободной форме, с указанием реквизитов получателя и отправителя, датой направления и краткой информацией, о каком событии следует составить пояснение. В запросе обязательно следует указать дату, до которой работник должен представить объяснительную.

Если составлялся акт о проступке, то можно приложить его копию. В случаях, когда сотрудник отказывается ставить свою подпись на запросе, то следует составить соответствующий акт об отказе с привлечением двух свидетелей.

Примерный образец требования от работодателя:

Сотруднику (должность, ФИО).

ТРЕБОВАНИЕ

о предоставлении письменных объяснений

(дата и место составления)

(Дата и время), Вы находились на своем рабочем месте, управляя погрузчиком. Но через 20 минут оказались в другом цехе, занимаясь погрузкой товара другого подразделения. Просим письменно пояснить свои действия. Объяснительная должна быть представлена в отдел кадров не позднее чем чрез 2 рабочих дня, а именно до (дата).

(Дата, ФИО, подпись должностного лица, составившего документ).

Внизу требования можно сразу указать место для подписи работника для подтверждения того, что он получил документ на руки.

Юридические аспекты

На самом деле шаблон объяснительной записки имеет большое юридическое значение. Она позволяет оценить степень ответственности сотрудника и определиться, каким образом можно наказать человека. Также путем получения пояснений можно:

объективно оценить сложившуюся ситуацию;
выявить круг виновных;
в дальнейшем предпринять возможные меры, чтобы больше не складывалось такой ситуации;
исключить трудовой спор;
определить справедливое наказание или, наоборот, его отменить.

Пояснение в учебное заведение

Образец объяснительной записки составляется не только на рабочем месте, такой документ может потребоваться в учебное заведение. Обычно такое пояснение требуют в том случае, если ребенок отсутствовал в школе, но у него нет справки из медицинского учреждения. От родителей требуется пояснение причин отсутствия.

Документ составляется в произвольной форме, но все же рекомендуется придерживаться определенной структуры:

шапка документа должна содержать полное наименование учебного заведения и его номер;
ФИО директора;
от кого: данные родителя, который составляет документ;
наименование документа;
текст объяснительной, с указанием даты (времени) отсутствия ребенка в школе, семейные обстоятельства отсутствия;
дата и подпись, ФИО составителя.

Пример составления объяснительной записки в школу:

Директору учебного учреждения

(ФИО директора).

От (ФИО и родственные связи с учеником,

данные которого также указываются)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, (ФИО, дата и время), отправился(лась) с сыном (учеником ... класса) за город для отдыха на даче. В воскресенье вечером, в (время) мы отправились домой, но по пути машина сломалась. В итоге попасть домой удалось только в понедельник (дата) в (время). В результате этого мой сын не смог посетить школу. О произошедшем инциденте был уведомлен классный руководитель (ФИО).

(Дата, ФИО, подпись)

Подобным образом составляется пояснение в высшее учебное заведение. Образец, как написать объяснительную записку в институт:

Декану (наименование учебного заведения,

факультет, ФИО).

От студента (курс, специальность, ФИО).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, (ФИО), отсутствовала на занятиях (дата) по уважительной причине. Накануне (дата) ко мне приехала мама из села для прохождения обследования. Однако рано утром перед походом в больницу ей стало плохо, и я была вынуждена вызвать бригаду скорой помощи. Врачи сделали ей необходимые уколы и сказали, чтобы она соблюдала постельный режим на протяжении всего дня.

От врача бригады скорой помощи я попросила записку о том, что был факт вызова помощи, и о том, что пациентка нуждается в уходе (прилагается).

(ФИО, дата, подпись).

Еще несколько правил составления

Прежде всего, объяснительная записка – это не приговор, а лишь возможность прояснить сложившуюся ситуацию. Если сотрудник невиновен, то у него появляется шанс полностью оправдаться. Если работодатель все же решится на наложение дисциплинарного взыскания, то официальный документ позволит опротестовать его действия. И наоборот, если сотрудник отказывается давать пояснения, то такое поведение может быть расценено двояко.

Не стоит в объяснительной записке врать или обвинять своих коллег, правда все равно рано или поздно станет известной. Ни в коем случае не следует писать, что какая-то работа не входит в круг обязанностей или вы не знали, как сделать ту или иную операцию. При приеме на работу каждый человек подписывается под инструкцией с должностными обязанностями. Если психологически достаточно сложно писать слово «объяснительная» напишите «пояснительная записка» и старайтесь в дальнейшем не нарушать принятые на предприятии правила.