Заполнение трудовой книжки - особенности, требования и образец

Законодательство РФ содержит несколько правовых актов, где имеются предписания по заполнению трудовых книжек, их ведению и сбереганию. Чтобы не оплошать, стоит узнать об этом сразу, ведь понятие «трудовая книжка» существует только в нескольких странах.

Что означает понятие?

Трудовая книжка – это официальный документ, который отображает трудовой путь своего владельца. Она, можно сказать, является лицом работника, потому стоит узнать, как правильно заполнить трудовую книжечку. Между каждым работником и работодателем складываются определенные трудовые отношения, поэтому данное сотрудничество должно регламентироваться на законном уровне.

Зачем необходима?

Как мы уже выяснили, трудовая книжка – это персонализированный документ, где отображается стаж сотрудника, продолжительность работы на прошлом месте, информация о самом работнике.

Представленный документ необходим для таких целей:

демонстрация трудовой активности;
реализации пенсионных прав в будущем;
информирования начальства о причинах увольнения на прошлом месте работы, о стаже сотрудника, награждениях, выговорах и так далее.

Поэтому требуется знать, как заполнить трудовую книжку. Если не соблюдать определенные правила, то документ может и перестать нести любую юридическую силу, а это как раз то, что не нужно любому человеку.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

На текущий момент существует три типа трудовых: 2003, 1938 и 1973 годов выпуска. К слову, независимо от года выпуска, статус представленных документов не поменялся, менять их на новые образцы не стоит. Правильное заполнение трудовой книжки – это обязательное требование российского законодательства.

Правила добавления записей:

Согласно установленным нормам, все данные записываются аккуратным почерком. Применять необходимо для этого шариковую или гелевую ручку, у которой светостойкие и водостойкие чернила. Разрешается использовать черный, синий или фиолетовый цвета. Это убережет написанные сведения от повреждения. Все это сделано потому, что срок эксплуатации трудовой книжки очень большой (до 75 лет), а все данные представляют огромную ценность.

Установленные правила заполнения трудовой не допускают использования сокращений. К примеру, слова «приказ», «распоряжение» и прочие вносятся целиком и полностью, это норма! В некоторых отделах кадров пренебрегают данным правилом, тем самым нарушая закон.

Еще одно условие - необходимость пронумеровать все записи. Специалист перед внесением новых данных обязательно нумерует их.

Инструкция по заполнению

Если вы не знаете, как правильно заполнить трудовую книжку, то стоит поинтересоваться этим вопросом. Инструкция обязывает человека все записи вести на русском языке. Республикам, что входят в состав РФ, разрешается дублировать сведения на собственном родном языке, если язык принят официальным на данной территории.

Состав:

Запись информации о сотруднике. В книжечке должны быть следующие личные данные человека: Ф. И. О., дата его рождения, сведения о его образовании, данные о профессии.
Сведения о рабочем стаже. Это самая объемная информация. Документ содержит сведения об обязанностях сотрудника, о его переводах на иную работу или должность, также увольнение, получение разряда. Не забывайте вносить данные и о повышении квалификации.

Правильный порядок заполнения трудовой книжки – это норма для каждого! В документе также должна отображаться информация о награждении работника.

Что содержат трудовые книжки?

Прежде чем узнать, как заполнять трудовую книгу, потребуется выяснить, что именно необходимо вносить в данный документ:

Сведения, которые записываются в документе, должны быть полными. Необходимо писать: порядковый номер, дату добавления записи.
Информация обязана отображать текущее положение дел.
Персональные данные работника вносятся только в именительном падеже. Не разрешаются сокращения представленной информации.
Даты пишутся полностью, использовать возможно двухзначное обозначение дней, месяцев, а также четырехзначное обозначение года.
На титульной странице ставится подпись ответственного человека, заверяется документ печатью.
При выдаче дубликата потребуется сверху титульного листа поставить отметку об этом.

Правила ведения

Правильное заполнение трудовой книжки требуется от каждого трудоустроенного гражданина, потому стоит узнать некоторые правила:

Добавлять записи в трудовую книжечку работника – это норма для тех, кто работает на предприятии.
Руководитель должен трудоустроить сотрудника и, конечно же, добавить запись в трудовую книжку, если его стаж составляет больше пяти дней.
Если рабочие отношения регламентируются контрактом, то вносить записи в документ нет нужды.

Нужно ли что-то принять к сведению?

Стоит еще учесть следующее:

Верное заполнение трудовых книжек предусматривает, что этот документ будет заведен работнику работодателем на том или ином предприятии, которое является для сотрудника первым официальным местом работы. Требуется заполнить представленную документацию в присутствии его владельца и не позднее недели после устройства на работу. Указывается также в обязательном порядке дата заполнения трудовой книжки. Вся ответственность за верное заполнение ложится на плечи руководителя.
Бланки прошлых лет обладают той же юридической силой, что и новые, менять их не нужно, но заполнять требуется уже по обновленным правилам.
Во время рабочей деятельности формуляр сберегается у работодателя в качестве документа строгой отчетности. Руководитель несет полную ответственность за сбережение и ведение данного документа.
Если работник увольняется, то в документ вносится необходимая пометка об увольнении, после чего он выдается человеку в тот же день. Произошли задержки по вине работодателя? Тогда меняется и дата увольнения.

Нужно ли ознакомить сотрудника с записями?

Заполнение трудовой книжки не может вестись без осведомления сотрудника. Работодатель обязан ознакомить своего работника со всеми записями, что вносятся в книжку касательно характера выполняемой деятельности, по переводу на другую должность, увольнение и так далее. Владелец трудовой книжки обязан все записи сопровождать подписями в личной карточке, где дублируется все, что вносится в трудовую книжку.

Когда трудовой договор перестает действовать, то все записи, которые вносятся в документ, потребуется заверить в данной организации. Заверителем является работодатель или лицо, что ответственно за делопроизводство и кадры. Вся документация сопровождается печатями, подписями.

После того как титульная страница будет заполнена, работник обязан расписаться на ней в нужной строчке, заверив тем самым подлинность всего написанного. Все дубликаты также требуют подписей, иначе заполнение трудовой книжки возможно будет признать неверным, а документ – недействительным.

Кто несет ответственность за ведение данного документа?

Работодатель – это единственный человек, который отвечает за трудовые книжки своих сотрудников, однако он может сделать распоряжение и передать эту обязанность уполномоченному лицу. Если это будет сделано, то к человеку перейдут все полномочия и ответственность за сберегание документа, заполнение трудовой книжки, учет и выдачу. Кроме того, этот человек будет иметь право на подпись в ней. Если передача обязанностей произошла, то тогда лицо будет отвечать за сберегание документации.

Все трудовые книжки, их ведение проверяются Гострудинспекцией. Всем руководителям и ответственным лицам пригодится образец заполнения трудовой книжки, поданный ниже.

Как происходит сберегание документов?

Хранение таких ответственных документов должно быть организовано в определенном отведенном месте, к которому не имеют доступа третьи лица. Практически в каждой компании это сейф или железный шкаф, на котором обязательно есть замок. Для книжек требуется предусмотреть специальный лоток или ящичек. Если при хранении документы испортились, то компания может выплатить большой штраф. Срок хранения и учета трудовых книжек:

Невостребованные – 75 лет.
Книга учета движения – 75 лет. Данная документация заполняется в отделе кадров, специальной кадровой службой. Она содержит информацию о принятых на сберегание и выданных трудовых книжках.
Приходно-расходная книга для ведения учета бланков из трудовых книжечек – пять лет. Документ учитывает число трудовых книжечек и вкладышей к ним.

Что указывается на титульном листе?

Перед тем как заполнить трудовую книжку полностью, потребуется правильно оформить ее титульную сторону. Она должна содержать:

Ф. И. О. работника без каких-либо сокращений. Если во время работы у сотрудника меняется фамилия, то уполномоченное лицо исправляет данные на основании паспорта и свидетельства о том, что была смена фамилии. Прежняя информация перечеркивается одной чертой, а новая — аккуратно вписывается. Кадровик на обложке указывает ссылку на документ, который стал основанием к смене, все утверждается подписями и печатями.
Дата рождения. Записываются число, месяц и год.
Наличие образования. Вся информация вводится на основании документа, который представил сотрудник. Если у работника повысился уровень образования, то новая информация просто дополняется, ничего не перечеркивается.
Записывается специальность сотрудника. Если человек вступает в должность, которая требует определенных навыков, то у сотрудника должны быть подтверждающие документы о том, что эти навыки у него имеются.
Проставляется дата заполнения.
Ставятся подписи, и расшифровывается ответственное лицо.
В конце ставится печать самой организации.

Как вносить сведения о приеме на работу в трудовую книжку?

Потребуется сделать следующее:

Ставится печать организации, все реквизиты указываются прописью. Если имеется, то указывается и сокращенное название компании.
В первой графе пишется порядковый номер записи. А что, если это первая запись? Ставится цифра один и так далее.
Во второй графе прописывается дата, когда сотрудник был принят в штат.
Далее пишется принят/принята в «наименование отдела» на «должность». Данные вносятся в соответствии со штатным расписанием. Вписываются на одном уровне в третьей графе.
В четвертую графу вписывается номер и дата документации, которая послужила основанием для зачисления человека на работу, обычно это приказ.

Как правильно выполнять записи о переводах?

Необходимо обратить внимание на такие рекомендации:

Если перевод внешний, то осуществляются записи об увольнении в третьей графе, там, где «информация о работе». Указывается информация об инициативе работника, после уже вносится запись о зачислении на новое место работы с пометкой, что был перевод.
Если перевод внутренний, то достаточно указать новое место занятости и причину перевода.

Как записывается увольнение?

Алгоритм внесения записи такой:

Первая графа - это номер записи.
Вторая графа – записывается дата увольнения арабскими цифрами.
Третья графа – делается отметка об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса.
Четвертая графа – номер и дата документа, что стал причиной увольнения.
Печать, после руководитель или ответственное лицо подписывает документ.

Как заверить копию?

Потребуется сделать следующее:

Уполномоченное должностное лицо делает копии всех страниц документа, где есть записи.
На листах-копиях ставится печать, дата, пишется, что «копия верна», затем подписывает документ инспектор из отдела кадров или другое должностное лицо.

Дубликат трудовой книжки

Случаются непредвиденные ситуации, и документ может быть утерян. Если виноват в этом работник, то он обязан известить свое начальство посредством подачи заявления, где сказано, что он потерял трудовую книжку. Потребуется пятнадцать рабочих дней на то, чтобы сделать дубликат и выдать его сотруднику.

Какие есть основания, чтобы был выдан дубликат?

Есть несколько причин, по которым будет сделан и выдан дубликат трудовой книжки:

она уже непригодна к эксплуатации;
документ был утерян;
было судебное решение, которое признало, что все записи в трудовой книжечке недействительны.

Если есть ошибки, что тогда?

От ошибок никто не застрахован, даже если вы прекрасно знаете, как заполнять трудовую книжку. Все мы люди и иногда ошибаемся, даже при заполнении такой важной документации. Что тогда делать? Вот несколько рекомендаций:

Если ошибки на титульной страничке, то ложная информация зачеркивается ровной линией, а дальше вносятся нужные сведения. На обратной стороне обложки обязательно прописывается ссылка на документацию, которая подтвердит верность написанного.
Исправления в разделах не допускают никаких перечеркиваний. Новая запись будет недействительной, и это в обязательном порядке прописывается. После чего специалист внесет корректную информацию.
Ошибки может исправить только фактический работодатель. Если же корректировки вносятся на новом месте, то от предыдущего работодателя должен быть прикреплен документ, который говорит о неточности.

Общий алгоритм внесения пометок об ошибочных сведениях:

первая графа – указывается номер записи;
вторая графа – дата исправления;
третья графа – пишется дословно «Запись под № недействительна»;
вторая графа – указывается дата новой отметки;
третья графа – пишется правильная запись;
четвертая графа – указывается номер, дата документа, которые послужили причиной для корректировки.

Кто обязан покупать трудовую книжку?

Часто работник, устраиваясь на первое рабочее место, вместе с нужным пакетом документации предоставляет дополнительно и купленный заранее бланк трудовой книжки. Обычно такие документы покупаются на уличных раскладках, в месте, где происходит массовая торговля. Мало кто из людей вообще задумывается, что такая покупка – это прямое нарушение законодательства о труде.

Запомните! Все бланки трудовых книжек производятся по единому образцу и покупаются только предприятием, работник их предоставлять не обязан!

При первом устройстве на работу стоимость трудовой книжки должна быть вычтена из зарплаты сотрудника, а ее оформлением обязана заняться сама компания.

На каком языке вести записи?

По этому поводу возникает много вопросов, и не всегда можно дать однозначный ответ. Например, стандартная трудовая книжка в Украине имеет два раздела: на украинском и русском языках. Потому вкладыши и страницы должны в соответствии с действующим законодательством заполняться на двух языках, но в Конституции Украины сказано, что украинский язык – единственный государственный язык, поэтому не будет ошибкой, если записи будут вестись только на украинском языке. В России ситуация схожая. Трудовые книжки требуется заполнять на русском языке – это же государственный язык, а в регионах еще разрешается дублировать записи на языке региона (если он признан на законодательном уровне).

Что в итоге?

Теперь вы знаете, как правильно заполнить трудовую книжку, пошаговая инструкция, приведенная в статье, вам в этом поможет и убережет от ошибок. Важно хорошо ориентироваться в тонкостях этого дела, чтобы у вас не возникли проблемы с сотрудниками и работой в целом. Неправильное заполнение документации приведет к серьезным штрафным санкциям, которые могут обернуться большими проблемами с проверяющими органами. Вас могут не только оштрафовать, но и лишить лицензии или вовсе закрыть, ведь бумажные махинации – это уголовно наказуемые дела. Отнеситесь к заполнению трудовых книжек ответственно, чтобы уберечь себе нервы и силы и не бояться никаких проверок.

Работнику, получившему на руки трудовую книжку, также требуется вести себя с ней аккуратно. Она не должна испортиться, ведь это официальный документ, дающий вам возможность устроиться на новое место работы. Если трудовая книжка будет потеряна или испорчена, то это принесет немало проблем по восстановлению документации, придется потратить много энергии, сил, а будущий работодатель не будет ждать, когда вы решите свои проблемы.