Оформление протокола: порядок и особенности составления
Оформление протокола – дело весьма непростое и требует большой концентрации внимания от исполнителя. В этом документе должен быть полностью зафиксирован процесс обсуждения вынесенных на повестку вопросов. В соответствии с требованиями к оформлению протокола, в нем должны содержаться и принятые коллективно решения. Этот документ является действительно очень важным, и от того, насколько грамотно он составлен, будет зависеть качество и скорость принятых решений.
Зачем нужно составлять протокол?
Все существующие формы протоколов отображают ход обсуждения и принятие решений, которые определяют дальнейшую политику и стратегию предприятия на рынке товаров и услуг. Однако протоколы ведутся не только в коммерческих организациях, но и в государственных учреждениях. Отдельно следует выделить протоколы, которые составляются органами внутренних дел и другими контролирующими службами (о правонарушениях). Однако подобны документы в рамках данной статьи не рассматриваются.
Основной целью протоколов собраний является придание законной силы и документальное утверждение решений собрания.
Любой субъект хозяйствования просто обязан учитывать мнения сотрудников и других участников деятельности организации в принятии важных стратегических решений.
За кем закреплена обязанность вести протокол
Гражданский кодекс Российской Федерации возлагает обязанность по ведению протокола на секретаря. Не обязательно иметь в штате организации единицу секретаря. Эти функции может выполнять любой другой специалист. Однако желательно, чтобы исполняющий обязанности секретаря работник разбирался в обсуждаемых вопросах. Но данное условие совсем не является обязательным. Ведь в том случае, если у секретаря возникают сложности в понимании сути обсуждаемых проблем, он имеет полное право задавать вопросы и уточнять сведения.
Оформление протокола является далеко не единственной функцией секретаря. Проведение подготовительных мероприятий также входит в его обязанности. Он тщательно изучает протоколы предыдущих собраний и составляет список спорных вопросов, по которым не было достигнуто соглашение, чтобы поднять их на собрании повторно.
Обязательные разделы протокола
В соответствии с действующим законодательством (статья 181.2 Гражданского кодекса) протокол заседания организации в обязательном порядке должен включать в себя название организации (структурного подразделения), заголовок, введение, дату и номер регистрации документа, место проведения, обсуждаемые вопросы, стенограмму (основная и наиболее важная часть), а также подписи участников, председателя и секретаря. Название организации должно быть полным. Не допускается использование аббревиатур и сокращений. Это очень важный момент. Название должно соответствовать указанному в документах о государственной регистрации субъекта хозяйствования.
Чтобы не нарушить существующий порядок, рекомендуется при составлении и оформлении протокола использовать специальные бланки. Однако многие организации предпочитают использовать свои фирменные бланки, если это продиктовано политикой предприятия и внутренними инструкциями.
Требования к заголовку протокола
Заголовок документа всегда притягивает к себе пристальное внимание. И по статистике, именно к этой части документа у контролирующих органов возникают обоснованные претензии. Прежде всего, заголовок должен содержать слово «Протокол», после которого следует слово «совещание». Например: «Протокол оперативного совещания».
Как правильно указать номер, дату и место проведения заседания?
Оформление протоколов (административных, санитарной инспекции, ДТП, о проведении собраний и других) требует простановки порядкового номера. Обычно этот номер соответствует порядковому номеру собрания за текущий календарный год. Исключение составляют, пожалуй, только учреждения образования и дошкольного воспитания. В таких организациях допускается вести счет не с начала учебного года. Но как известно, в любом правиле имеются исключения. Так, например, в соответствии с правилами составления протокола, если совещание созывается по инициативе временно действующего руководства, то нумерация осуществляется с начала вступления в должность и заканчивается по истечении срока действия полномочий.
Документ должен быть датирован днем проведения совещания. Иногда споры могут затянуть совещание до нескольких рабочих дней. В таком случае в документе проставляется диапазон дат (с какого и по какое число включительно проводилось собрание).
Протокол будет оформлен с нарушениями, если в нем не указано место проведения собрания (происшествия). Это город или любой другой населенный пункт, в котором произошли события. Иногда название населенного пункта может не указываться при оформлении документа. Протокол в таких случаях должен содержать указание на населенный пункт в названии организации. Например: «Минский подшипниковый завод».
Особенности составления вводной части
Данный раздел начинается с указания фамилий и инициалов председательствующего и секретаря. Председателем может быть назначен сотрудник организации, наделенный соответствующими полномочиями. Причем должность председателя не указывается в документе. Далеко не всегда председателем избирается руководитель организации (директор). Это может быть любой человек с активной жизненной позицией, имеющий авторитет у коллег.
В вводной части указываются фамилии и инициалы всех тех, кто присутствует на совещании (собрании). При этом должности участников также не указываются. Перечисление ведется в алфавитном порядке. В случае большого количества участников (пятнадцать и более) весь список оформляется в виде приложения. Оформление протокола с использованием данного приема позволяет не загружать основной документ.
Иногда в качестве сторонних наблюдателей на заседание приглашаются третьи лица без права голоса. В таких случаях также необходимо перечислить этих лиц списком в алфавитном порядке и озаглавить его «Приглашенные».
При оформлении протокола каждый из участников (как присутствующие, так и приглашенные) должен поставить подпись напротив своей фамилии в соответствующем списке.
Составление повестки дня
Подраздел «Повестка дня» также относится к вводной части. Под этим термином понимают список вопросов, которые необходимо рассмотреть за отведенное время. Для нумерации принято использовать арабские цифры. Грамотно в начале вопроса ставить предлог «О» либо «Об». Секретарь должен заблаговременно назначить докладчиков по вынесенным на рассмотрение вопросам. Этого требуют правила оформления протокола.
Особенности составления основной части протокола
На данном этапе необходимо дать перечень вопросов, которые были рассмотрены на мероприятии. Перечень этих вопросов составляется и утверждается руководством компании и общественными активистами. Однако в ряде случаев (например, при проведении годового собрания) законодательно закреплен перечень вопросов, обязательных к рассмотрению на собрании коллектива.
В данном разделе необходимо указать точное время начала и завершения регистрации участников мероприятия, обладающих правом голоса. Это обязательное условие. Его нужно помнить секретарю, чтобы правильно составить протокол. Как секретарь, так и организатор собрания может проводить регистрацию прибывающих участников. Прежде чем вносить соответствующую запись, ответственное лицо должно истребовать документ, удостоверяющий личность и приглашение на участие в собрании. Иногда участнику необходимо подтвердить свое право голоса, предъявив доверенность или другие документы.
Некоторые особенности составления заключительной части протокола
После завершения обсуждения всех вынесенных на повестку дня вопросов, объявляется перерыв. За это время секретарь составляет чистовой вариант протокола. По завершении перерыва каждый из участников должен ознакомиться с проектом протокола. Если не возникает разногласий, то председатель и секретарь ставят свои подписи. Это, собственно, и является заключительным аккордом в оформлении документа.
В ряде случаев на составление чистового варианта протокола секретарю может потребоваться много времени. Поэтому дата составления протокола может отличаться от даты проведения самого мероприятия.
Краткая и полная формы протокола. В чем отличия?
Если обсуждение вопросов производится в краткой форме, то в основной части протокола достаточно указать лишь принятое решение, а также краткие сведения о докладчике. Разумеется, необходимо указать и сам вопрос, по которому велся совещательный процесс.
При полной форме совещания одних лишь кратких сведений будет недостаточно. Порядок оформления протокола такого типа требует указывать в нем мельчайшие детали совещательно процесса: мнения выступавших участников процесса и наблюдателей, замечания и возражения, споры и так далее.
Существующие формы собраний
Законодательно закреплены две возможные формы собраний. Обычно требуется личное присутствие всех участников. Однако в силу различных обстоятельств и по уважительным причинам не всегда все участники, обладающие правом голоса, могут прибыть на собрание. В таких случаях законом установлена так называемая заочная форма проведения. При принятии решения в таком случае принимается во внимание должным образом оформленных и отправленных по почте документ от участника собрания.
К отдельной форме собрания можно отнести так называемое собрания товариществ и собственников. Главной отличительной чертой таких собраний является наделение всех без исключения участников процесса равными правами и полномочиями. Кроме того, при проведении таких мероприятий нет необходимости в формировании кворума голосов, и для принятия решений совсем не обязательно привлечь к участию большинство членов садовничества или товарищества. При этом отсутствующие не могут опротестовать принятое решение и обязаны ему подчиниться. Особенность составления протокола в данном случае является необходимость указывать в нем состав комиссии, которая занимается подсчетом голосов. Председатель и секретарь могут избираться путем всеобщего (открытого или закрытого) голосования, а могут осуществлять свою деятельность на постоянной основе (для этого нужно иметь подкрепленные документами соответствующие полномочия).
Полезные советы
Зачастую обсуждения протекают очень бурно. В таких условиях секретарь просто физически не успевает протоколировать сказанное и произошедшее. В данном случае средства аудио- и видеозаписи помогут качественно составить протокол. Как можно успеть секретарю записать все восторженные и гневные тирады участников собрания? Даже если он владеет слепым десятипальцевым методом печати, это едва ли возможно сделать. О составлении чистового варианта документа на собрании не может быть и речи. Секретарь обычно делает пометки в черновике, а уж затем, в спокойной обстановке и тишине, записывает все по порядку.
Требования по оформлению бумаг
С лавинообразным ростом средних субъектов отмечается и рост неправильно оформленной документации, в том числе и протоколов. Это объясняется дефицитом хорошо подготовленных кадров в делопроизводстве.
Чтобы минимизировать количество ошибок и облегчить работу контролирующим органам, были разработаны бланки протоколов совещаний. Однако никто не вправе запретить организации пользоваться своими собственными фирменными бланками. Однако делопроизводитель в этом случае должен помнить и соблюдать некоторые правила.
Если в протоколе содержится информация о придании юридической силы какому-либо документу, то обязательно нужно дать ссылку на дату и номер документа, а сам документ добавить в приложение к протоколу.
Важно также не забывать и о мелочах. Иногда из-за них приходится править и переделывать протокол. Так, подпись должна быть отделена от основной части тремя межстрочными отступами (интервалами). Эта строка должна содержать фамилию и инициалы человека, который ставит в этом месте свою подпись.
Зачастую принятая резолюция не предназначена для широкой публики. В таких случаях в правом углу сверху ставится соответствующая пометка. При оформлении выписки из протокола отсутствие такой метки может привести к несанкционированному доступу и к утечке информации.