Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении: особенности, требования и рекомендации
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении вызывает обеспокоенность каждого работника, покидающего предшествующее место работы. Процесс получения данной суммы четко прописан в действующем законодательстве. Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Точный ответ на данный вопрос также важен и для самой организации. В некоторых моментах следует обратить свое внимание на то, чтобы верно высчитать сумму возмещения. Обо всех нюансах можно узнать из данной статьи.
В согласовании с трудовыми нормативно-правовыми актами России неважно какая сторона может завершить трудовые отношения - работодатель либо работник. Если работник является инициатором, то он сохраняет определенные права, гарантированные законодательной базой РФ.
Понятие компенсации
Законодательно существует три возможности получения денежных сумм компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении:
- Компенсация при увольнении либо уходе на пенсию (длительность отпуска не более 28 дней).
- Компенсация за дополнительные дни отпуска.
- Возможность использовать дни.
В случае, если отпуск стандартный по продолжительности он может быть возмещен только при увольнении (уходе на пенсию).
В ТК РФ, а конкретно в ст. 127 указано, что каждый сотрудник компании имеет право на ежегодный отпуск.
Одновременно у него есть выбор: использовать время отдыха по прямому назначению, отказываться в пользу возврата средств в виде компенсации. Компенсация и отпуск оплачиваются в определенном порядке, регулируемом ст. 139 ТК РФ. Она учитывает размер средней зарплаты и времени работы сотрудника.
Компенсация за неиспользованный отдых во время ухода сотрудника - это денежный платеж, который работник получает в той же сумме, как если бы он получил его при использовании отпуска.
В соответствии с законодательством, сотрудник фирмы имеет право на получение пособий в полном объеме.
Но, если работник уходит по собственному усмотрению, для него не будет никаких остальных компенсационных и стимулирующих выплат.
Законодательство России предусматривает 2 варианта получения компенсации в случае увольнения:
- если работник в принципе не воспользовался отпуском;
- если он не успел использовать все дни отпуска в текущем либо прошлом году.
Но, если работник уже воспользовался отпуском и получил оплату, но, не доработал год до конца (либо более 11 рабочих месяцев в году), излишняя сумма этих отчислений будет удерживаться при расчете в пользу работодателя. У работодателя для этого существуют все законные основания.
Особенности выплат
При начислении подобных компенсационных выплат стоит учесть:
- Компенсация начисляется только за неиспользованные дни.
- Человек может "взять" неиспользованное время непосредственно перед уходом. В такой ситуации последний день работы равен последнему дню отпуска, а день расчета – трудовой день перед отпуском.
Если работник провел большее количество отпускных дней, чем ожидалось, то работодатель может удержать до 20 % от уплаченной суммы.
Производится ли расчет компенсации в 2018 году?
На практике нередко возникают ситуации, когда работник не успевает использовать весь оплачиваемый отпуск перед увольнением.
ТК РФ недвусмысленно указывает на то, что компания-работодатель обязана выплатить возмещение в виде компенсации бывшему работнику за неиспользованный отпуск после увольнения, другими словами за каждый неиспользованный день.
Право сотрудника рассчитывать на компенсацию за неиспользованный отпуск и его оплату при увольнении не зависят от основания расторжения трудового контракта. Это может быть сделано как по инициативе сотрудника, так и инициативе работодателя.
После того, как организация согласилась с необходимостью оплатить компенсацию, возникает вопрос - как высчитать ее размер за неиспользованный отпуск?
Правила расчета
В данном случае главными правилами расчета для того, чтобы начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, являются:
- Компенсация рассчитывается непосредственно перед оплатой.
- Учитывается время, затраченное работником. В ситуации, если работник не окончил полный срок работы, отпускные дни взимаются от количества отработанных месяцев. Если работник трудился в течение одного месяца свыше 2-х недель, то в такой ситуации округление идет до одного календарного месяца.
Как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении?
Согласно общим правилам, работник, решивший покинуть компанию, имеет право на получение денежного возмещения за те отпускные дни, что не были использованы пропорционально полным месяцам, отработанным в компании.
Но, если работник решает оставить свою работу не по собственной воле, а вследствие событий, которые от него не зависят (например, сокращение штата), работодатель должен будет заплатить ему компенсацию в размере полного года работы, но лишь при условии, что этот работник трудился в организации от 5,5 до 11 месяцев.
Вышеприведенное правило, для того чтобы начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, действует лишь в том случае, если работник не успел проработать в компании год. При другом варианте, в случае увольнения работника, компенсационные выплаты будут рассчитываться в согласовании с общей процедурой, то есть по времени, отработанному сотрудником.
Остальные сотрудники имеют право надеяться на полное возмещение (как за целый год), но только в том случае, если им удалось проработать 11 месяцев, но не доработав при этом до полного года. Пошаговый расчет компенсации за неиспользованный отпуск представлен ниже в виде формул.
Расчет возмещения: формула
В общих чертах формула для начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении выглядит следующим образом:
Комп = К * СРЗ,
где Комп - размер возмещения;
К - число отпускных дней, которые не были использованы сотрудником;
СРЗ - средний доход работника за 1 рабочий день.
Чтобы найти значение среднего дохода за один рабочий день необходимо получить данные о том, какая заработная плата была начислена работнику, решившему уволиться из компании за прошедшие 12 месяцев (перед отпуском).
Необходимо точно знать, сколько дней из этих 12 месяцев работник практически выполнял свои рабочие функции.
Формула по средней заработной плате
Формула для расчета средней зарплаты сотрудника за 1 рабочий день в целях определения размера возмещения выглядит следующим образом:
СРЗ = ЗП / 12 × 29,3,
где ЗП - это зарплата, начисленная работнику за прошедшие 12 месяцев;
29,3 - усредненное число дней в месяце.
Для расчета средней зарплаты в день учитываются все платежи, полученные сотрудником и предусмотренные трудовым либо коллективным контрактом.
В данном случае платежи, которые были произведены вне рамок трудовых отношений (социальные перечисления, материальная помощь и т. д.), не учитываются в расчетах.
Если работнику в согласовании с ТК РФ положен отпуск не в календарных днях, а в рабочих, то для правильного расчета возмещения средний доход в день должен рассчитываться по-другому:
СРЗр = ЗП / Кк,
где СРЗр - средний доход работника за 1 рабочий день;
ЗП - зарплата, начисленная работнику за прошедшие 12 месяцев;
Кк - число дней, в течение которых сотрудник работал, отталкиваясь от 6-дневного календаря рабочей недели.
Если работник не получал зарплату за прошедшие 12 месяцев, то усредненная величина зарплаты за 1 день будет определяться на базе данных о доходах за предшествующий период такой же длины.
Чтобы правильно определить, какая сумма денежных средств должна быть компенсирована работнику за то, что ему не удалось полностью использовать отпуск, принципиально узнать, сколько дней он оставил в запасе. Но на практике это сделать нелегко.
Как высчитать возмещение за увольнение: подсчитать дни в запасе
Сначала необходимо выяснить размер «отпускного» стажа сотрудника, решившего уволиться. Другими словами, за сколько полных месяцев реализации своих возможностей и обязательств в компании он имеет право на число отпускных дней.
Некоторые люди во время увольнения отработали равное число месяцев. На практике ситуация выглядит так: в день увольнения месяц отработан не до конца.
Как провести расчет при увольнении компенсации за неиспользуемый отпуск в данной ситуации? Вся необходимая информация указана в пункте 35 Правил:
- если было отработано более полумесяца, нужно считать этот месяц полным;
- если отработано менее полумесяца, этот период не учитывается.
В этом случае в расчет берется не календарный месяц, а фактическая реализация трудовых функций работником определенной компании с момента начала работы.
После определения «отпускного» стажа сотрудника бухгалтер должен высчитать число отпускных дней, что не были использованы сотрудником. Расчет зависит от того, в каких днях работнику они начислялись (календарных либо рабочих).
Если отпуск был исчислен в календарных днях, то нужно действовать следующим образом:
- За ежемесячную работу сотруднику выплачивается 2,33 дня отпуска. Умножая количество дней на 2,33, получаем полное число отпускных дней.
- После дни, которые работник уже использовал, вычитаются из общей суммы.
Исключение составляют лица, работавшие в компании свыше 11 месяцев, но не доработавшие до года.
В таких ситуациях организация выплачивает возмещение в полном объеме за год, т. е. как будто бы год был всецело отработан сотрудником.
Формула для расчета неиспользованных дней выглядит следующим образом:
Он = М × 2.33 – Дисп,
где Он - число отпускных дней, которые не использованы;
М - число месяцев, в течение которых работник был оформлен в компании;
Дисп - число отпускных дней использованных.
Чтобы высчитать возмещение в виде компенсации необходимо оставшиеся дни округлять в пользу работника (вверх).
Рассмотрим, как высчитать возмещение отпуска при уходе, если трудовой контракт был заключен с сотрудником на время сезонной работы. В данном случае отпуск начисляется в согласовании с ТК РФ за рабочие дни (ст. 295).
За 1 месяц работы в данном случае подразумевается не 2.33 календарных, а 2 рабочих дня отпуска (ст. 139 ТК РФ).
Формула для расчета оставшихся дней будет несколько отличаться:
Он = М × 2 – Дисп.
Компенсация при увольнении: порядок выплаты
В соответствии с общепринятым порядком расчета компенсации за неиспользованный отпуск, компания обязана высчитать возмещение и уплатить его увольняющему работнику в последний день его работы (ст. 140 ТК РФ).
Если по какой-то причине работник не находился на рабочем месте в последний день работы, компания должна выплатить все суммы не позже следующего дня после того, как уволенный работник предоставил требование об уплате.
В последний день работы работник, который решил уволиться из компании, должен получить возмещение от компании за неиспользованный отпуск.
Компенсация может быть документально зафиксирована с применением формы, разработанной работодателем самостоятельно, либо единой формы № Т-61.
Как высчитать
Нередко бывают случаи, когда работник, который решил оставить компанию, не успел использовать не только собственный ежегодный, но и дни дополнительного отпуска.
Этот отпуск предоставляется работнику по коллективному договору. Например, в коллективном договоре может быть предусмотрено, что по достижении определенного срока службы в компании сотруднику добавляются дополнительные дни отдыха.
В подобном положении принципиально помнить, что дни дополнительного отпуска должны быть возмещены в согласовании с общей процедурой (описанной чуть выше). Другими словами, расчет необходимо провести так, как если бы эти дни были днями обычного ежегодного отпуска. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск начисляется в данной ситуации по тем же правилам.
Данный вывод следует из ст. 127 ТК РФ. В ней сообщается, что, когда работник уходит, работодатель должен восполнить (в денежном выражении) ему все неиспользованные отпуска.
Потому при расчете возмещения принципиально строго следовать общей процедуре, описанной выше.
Пример расчетов
Работник Иванов И. И. уходит с работы 25 марта 2018 года.
Последний раз, когда он находился в отпуске был период с 1.12.2015 по 28.12.2015 года.
Другими словами он работал без перерыва уже более двух лет. Период расчета - с 1.01.2016 года по 25.03.2018 года.
Определим число месяцев отпуска, который был не использован:
- на 2016 год - 12 месяцев;
- на 2017 год - 12 месяцев;
- на 2018 год - 2 месяца 25 дней.
Итого: 26 месяцев и 25 дней = 27 месяцев.
Компенсационные дни - 28 : 12 ˟ 27 = 63 дня.
Зарплата с января 2016 года по июнь 2017 года составляла 18 000 рублей, с июля 2017 года - 20 000 рублей.
При условии, что остальные платежи, учтенные при расчете отсутствуют, воспользуемся формулой:
Среднесуточный доход = ((18000 * 4) + (20000 * 8)) : 12 : 29,3 = 659,84 руб.
Размер возмещения = 659,84 ˟ 63 = 41569,92 руб.
Высчитаем налог на доходы: 41569,92 ˟ 13 : 100 = 5404,09 руб.
Компенсационная сумма составить: 41569,92 - 5404,09 = 36165,83 руб.
Необходимо учесть вычеты, которые оплачиваются за счет средств работника. Например, алименты взимаются со всех видов доходов. Окончательный расчет при увольнении корректируется на эти суммы. Как следствие этого, отчисления идут от сумм компенсации.
В итоге процедура расчета компенсации за неиспользуемый отпуск чрезвычайно однотипна, но требует внимательности, что все правильно рассчитать.
Вопросы налогообложения
При рассмотрении вопроса о том, как правильно начислить компенсацию за неиспользованный отпуск, важными моментами являются вопросы исчисления НДФЛ и социальных выплат.
Сумма компенсации также облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Налог с сумм компенсаций со стороны компании должен быть переведен в тот день, который следует за днем выдачи компенсации. Суммы компенсаций также облагаются всеми видами социальных выплат и взносов: ПФР, ОМС, ВНиМ (стр. 2 п. 1 п. 422 НК РФ), взносами «по травматизму».
Ответственность за невыплату
При безответственном отношении к вопросам начисления и выплаты компенсаций при увольнении сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
Размер штрафа:
- от 30 000 до 50 000 рублей - для организации;
- от 10 000 до 20 000 рублей - для руководящих лиц организации;
- от 1000 до 5000 рублей – для ИП.
Если возникает задержка в сроках оплаты компенсации, то тогда на работодателя возлагается ответственность за уплату еще одной компенсации сотруднику – за задержку сроков.
Заключение
Вопрос о том, как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника очень актуален.
Расчет возмещения - это задача, требующая от бухгалтера точного знания соответствующего закона в сфере трудовых отношений, а также понимания особенностей расчета средней зарплаты сотрудника за 1 день и дней отпуска.
Важно, что ответ на вопрос о том, как провести расчет компенсации отпускных при увольнении, зависит от того, как работнику они начисляются по ТК РФ: в календарных либо рабочих днях. Чтобы восполнить эти дни работник обычно покидает компанию в последний день работы. Одновременно расчет выплаты за неиспользованный отпуск при увольнении должен проводиться за все неиспользованные дни как годового, так и дополнительного отпуска.